Fazit des Vorhabens „Digitales Jobcenter“ 

Am 17. und 18. März kamen 35 Beteiligte des Vorhabens „Digitales Jobcenter” zu einer Abschlussrunde im Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zusammen. Das Vorhaben startete im Vorjahr mit dem Ziel, die Online-Nutzungsquoten für den Hauptantrag und Weiterbewilligungsantrag in den gemeinsamen Einrichtungen  zu steigern. Die Maßnahmen wurden in interdisziplinärer Zusammenarbeit zwischen den gemeinsamen Einrichtungen mit viel Digitalisierungserfahrung (Impuls-gE-ber) und diejenigen, die diese Maßnahmen erprobten (Erprobungs-gE), erarbeitet. Im Abschlussworkshop tauschen sich die beteiligten Jobcenter zu ihren Erfahrungen aus.  

Dr. Yvonne Kaiser, Leiterin der Abteilung II des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) eröffnete die Runde. Dabei betonte sie, dass das Ziel die digitale Antragsstellung zu steigern, sogar übertroffen wurde – sowohl bei Erst- als auch bei Weiterbewilligungsanträgen. 

Gemeinsam mit BMAS und der Bundesagentur für Arbeit (BA) diskutierten die Teilnehmenden im Anschluss über die gewonnenen Erkenntnisse und wie diese an andere Jobcenter weitergegeben werden können. Auf Basis der Ergebnisse sollen in einem Folgeprojekt bis Ende 2027 alle Jobcenter,den Ansatz „Digital First“ begleitend umsetzen dürfen. 

Das sagen die Erprobungs-gE  

Was früher kopiert wurde, wird jetzt gescannt. So beschreibt ein Oliver Kneip aus dem Jobcenter Neuwied den Übergang vom Analogen ins Digitale. Seit Beginn des Vorhabens haben sich einige Abläufe in seinem Jobcenter geändert. So zum Beispiel die Wegeleitung von Leistungsberechtigten: Wenn diese nun für einen Antrag ins Haus kommen, gelangen sie zum Self-Service-Point. Dort begleitet sie ein Digi-Scout bei der digitalen Antragsstellung. Papieranträge gehen nur noch selten ein.  

Lieblingsmaßnahme: Digital First in der Eingangszone – weil alles damit beginnt und darauf aufgebaut werden kann. Die Digitalisierung startet damit direkt an der Haustür. Das beschreibt auch das Jobcenter Pinneberg als wichtigen Hebel.  

Stimmen der Impuls-gE-ber  

Bei mehrjährigen Digitalisierungsbemühungen berichtet Yvonne Voss aus dem Jobcenter Börde: Die Nutzungsrate von Jobcenter.digital gelangt an einen Sättigungspunkt. Danach ist jeder weitere Prozentpunkt harte Arbeit. Um Ihre Mitarbeitenden zu motivieren, Leistungsberechtigte zu schulen, nahm sie in Folge der Einführung der Digitalisierungsmaßnahmen die Digitalisierungsquote in die Zielvereinbarungen der Führungskräfte auf. Zusätzlich kommuniziert sie die digitale Nutzungsquote jeden Monat an die gesamte Belegschaft. 

Im Landkreis Harburg hat das Jobcenter eine Broschüre entwickelt, die der ohnehin postalisch versandten Aufklärung zum Ende des Bewilligungszeitraumes beigelegt wird. Diese erklärt, wie sich Leistungsberechtigte bei Jobcenter.digital anmelden können und so Teil der digitalen Welt werden. Es ist auch eine Befähigung der Leistungsberechtigten. Fast überall muss man sich online bewerben, sagen Wiebke Rehr und Nils Friedrich, die Initiatoren der Broschüre aus dem Jobcenter Landkreis Harburg, und betonen damit die Aufgabe des Jobcenters, Menschen zur Teilhabe an einer Gesellschaft zu befähigen, die zunehmend auch in der digitalen Welt stattfindet. 

Erfahrungen teilen, Fortschritt sichern 

Am Ende der zwei Tage waren sich die Teilnehmenden einig: Die Digitalisierung fängt gerade erst an. Sie braucht Jobcenter, die anderen Jobcentern Mut machen und ihre Erfahrungen teilen.  

Wichtige Hinweise für den Arbeitsalltag 

• Negative Rückmeldungen von Leistungsberechtigten zur Umstellung auf digitale Angebote kommen zwar vor, sind jedoch die absolute Ausnahme. Alle beteiligten Jobcenter zeigen sich überrascht, dass selbst Maßnahmen wie die Abschaffung der terminlosen Sprechstunde kaum zu Beschwerden geführt haben. 
• Sowohl die Vermittlung als auch die Leistung können und sollten systematisch zu „Jobcenter.digital“ beraten. 
• Menschen aus stärker digitalisierten Herkunftsländern fällt die Nutzung der Jobcenter-App leichter. Übersetzungsfunktionen helfen zusätzlich, Sprachbarrieren zu überwinden. 
• Ein mehrstufiges internes Prüfverfahren kann Mitarbeitende bei der Einschätzung digitaler Kompetenzen unterstützen. In Ausnahmefällen können auf Basis dieser Einschätzung Papierunterlagen an Leistungsberechtigte ausgegeben werden. Die Fälle werden im System dokumentiert. 
• Für Leistungsberechtigte, denen der Übergang in die digitale Welt besonders schwerfällt, stehen unterstützende Maßnahmen zur Verfügung. Diese können bei Trägern eingekauft werden, die gezielt digitale Kompetenzen vermitteln. 
• Digitalisierung ist Führungsaufgabe – kein Rucksackprojekt. 
• Damit Veränderungen nachhaltig greifen, müssen Mitarbeitende aktiv mitarbeiten. 

Weitere Learnings zu konkreten MaßnahmenZentrale Erkenntnisse der Werkstatt: 

Noch mehr Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung finden Sie in unserem chancen-Magazin zum Thema und in unseren Rückblicken auf die Veranstaltungsreihe „Digitale Prozesse im Jobcenter gestalten“ 2025 in Stuttgart, Halle und Dortmund.  

Noch mehr Lust auf Digitalisierung? 

Das Jobcenter Düsseldorf befindet sich seit 10 Jahren auf dem Weg zu mehr Digitalisierung. Einblicke in den Prozess gibt es im Interview mit Geschäftsführer Ingo Zielonkowsky.