Im Digital-Boot gemeinsam auf Kurs bleiben 

• Alle an Bord! Mitarbeitende mitnehmen
  • 1. Bündeln Sie digitale Informationen an einem Ort
  • 2. Etablieren Sie digitale Informationsroutinen
  • 3. Setzen Sie auf eigene Multiplikatorinnen und Multiplikatoren
  • 4. Machen Sie Ihre Mitarbeitenden mit Schulungsangeboten fit
• Kurs auf Teilhabe
  • 5. Schaffen Sie digitale Lernräume außerhalb des Jobcenters
  • 6. Erfassen Sie digitale Kompetenzen frühzeitig
  • 7. Binden Sie Leistungsberechtigte aktiv in das Entwickeln digitaler Lösungen ein
  • 8. Machen Sie digitale Angebote sichtbar und attraktiv
  • 9. Übersetzen Sie digitale Vorteile verständlich

Alle an Bord! Mitarbeitende mitnehmen

1. Bündeln Sie digitale Informationen an einem Ort

Wenn neue Tools und Prozesse eingeführt werden, ist ein effektiver Wissenstransfer wichtig. Nur so kann sichergestellt werden, dass nichts verloren geht und alle Mitarbeitenden dieselben Informationen erhalten. Stellen Sie digitale Neuerungen zentral und dauerhaft bereit, damit sich alle informieren können. Das Jobcenter StädteRegion Aachen nutzt dafür ein Intranet. In einem Bereich namens LEISTE finden Mitarbeitende rechts­verbindliche Informationen, Prozessbeschreibungen, Arbeitshilfen und Vorlagen. Die „FörderBar“ unterstützt Integrations­fachkräfte mit Infos zu Angeboten, Zuweisungen und Ansprechpersonen. Das Intranet dient so als struk­turiertes Nachschlagewerk und bietet Orientierung im digitalen Wandel. Es ergänzt sinnvoll Formate wie Newsletter, in­dem es Informationen dauerhaft zugäng­lich macht und die eigenständige Recherche unterstützt.

2. Etablieren Sie digitale Informationsroutinen

Digitale Veränderungen kommen oft schnell. Umso wichtiger ist es, dass Mitarbeitende regelmäßig und ver­ständlich über neue Anwendungen, Tools und Prozesse informiert werden. Die Einführung eines digitalen Informa­tionsformats, wie zum Beispiel eines internen Newsletters, hilft dabei, alle auf dem Laufenden zu halten. Das Jobcenter Landeshauptstadt Magdeburg macht es vor: Dort bereitet eine Expertengruppe für Digitalisierung technische Änderungen wie die Einführung des neuen Mitarbeiter-Clients im Newsletter auf. Im Fokus stehen konkrete Anleitungen, Anwendungs­tipps und Hinweise auf Schulungsmaterialien. In Kombination mit einem Intranet entsteht so eine tragfähige Struktur aus aktuellen Impulsen und dauerhaftem Wissen.

3. Setzen Sie auf eigene Multiplikatorinnen und Multiplikatoren

Digitale Veränderungen gelingen besser, wenn engagierte Mitarbeitende den Freiraum haben, sie mitzugestalten. Im Jobcenter Märkischer Kreis übernimmt diese Aufgabe ein eigenes Digi.Team: Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen beraten hier Kolleginnen und Kollegen bei digitalen Anwendungen und unterstützen Leistungs­berechtigte bei der Nutzung von jobcenter.digital, etwa bei der Registrierung oder beim Hochladen von Unter­lagen. Sie leiten Rückmeldungen an die Digitalisierungs­beauftragte weiter und machen Digitalisierung zum festen Bestandteil von Teambesprechungen. Das stärkt den Wissenstransfer im Haus und erleichtert Leistungs­berechtigten den Zugang zu digitalen Angeboten.

4. Machen Sie Ihre Mitarbeitenden mit Schulungsangeboten fit

Neue digitale Anwendungen bringen oft Unsicherheit mit sich. Fördern Sie gezielt digitale Kompetenzen und schaffen Sie Raum für Austausch. So stärken Sie die Bereitschaft, Neues auszuprobieren, und sichern die Qualität in der Umsetzung. Die Schulungen im Kommunalen Jobcenter Neue Wege Kreis Bergstraße richten sich an alle Mitarbeitenden, die neugierig auf digitale Entwicklungen sind. Ziel ist es, digitale Kompe­ten­zen im gesamten Haus zu stärken, unabhängig vom Einsatzbereich. Das Jobcenter bietet neben klassischen Schulungen niedrigschwellige Formate, wie beispielsweise eine informelle Peergroup, in der sich Mitarbeitende über digitale Anwendungen austauschen, voneinander lernen und konkrete Fragen gemeinsam klären können. Ergän­zend können Mitarbeitende an Kursen des Kommunal­Campus teilnehmen, die Selbststudium und Live-Tutorien kombinieren.

Kurs auf Teilhabe

5. Schaffen Sie digitale Lernräume außerhalb des Jobcenters

Nicht immer haben Leistungsberechtigte Zugang zu digitalen Geräten oder können Online-Angebote sicher nutzen. Hier können niedrigschwellige Lernorte außerhalb der regulären Beratung weiterhelfen, um digitale Kompetenzen zu stärken und Zugänge zu erleichtern. Ein gelungenes Beispiel ist das café digital des Jobcenters team.arbeit.hamburg. In entspannter Atmosphäre erhalten Leistungsberechtigte individuelle Unterstüt­zung – etwa bei technischen Fragen, beim Erstellen von Lebensläufen oder bei der Nutzung digitaler Angebote. In Workshops lernen sie den Umgang mit Office-Programmen oder erproben Technologien wie VR-Brillen und 3D-Drucker. Das café digital bietet so einen ge­schützten Raum, um digitale Kompetenzen bedarfsgerecht und im eigenen Tempo zu stärken.

6. Erfassen Sie digitale Kompetenzen frühzeitig

Digitale Teilhabe ist keine Selbstverständlichkeit. Für einen sicheren Umgang mit digitalen Angeboten benötigen Leistungsberechtigte fundierte Kenntnisse. Ermitteln Sie daher schon frühzeitig, wer Unterstützung benötigt, zum Beispiel bei der Antragstellung. Das Jobcenter Werra-Meißner setzt dabei auf ein spezielles Befragungstool. Mit diesem vergleicht das Jobcenter die Selbsteinschät­zung der Antragstellenden mit der fachlichen Einschätzung der Mitarbeitenden. So lassen sich digitale Kompetenzen gezielt erfassen. Die Ergebnisse fließen direkt in die Bera­tung ein und helfen, Menschen beim Erwerb digitaler Fähigkeiten zu unterstützen. Erste Erfahrungen zeigen, dass die Beratung treffsicherer wird und Qualifizierungen dadurch passgenau geplant werden können. Digitale Kompetenzen können darüber hinaus direkt in Portalen wie jobcenter.digital getestet werden, was die Bearbeitung von Anträgen und Dokumenten beschleunigt.

7. Binden Sie Leistungsberechtigte aktiv in das Entwickeln digitaler Lösungen ein

Digitale Angebote wirken besonders gut, wenn sie sich an den Bedürfnissen der Nutzenden orientieren. Ein strukturierter Austausch etwa über einen Beirat mit Leistungsberechtigten hilft, digitale Lösungen verständlich und praxisnah zu präsentieren. Im Jobcenter München wird solch ein Beirat aktiv in Digitali­sierungs­fragen eingebunden. Der Fokus liegt auf der Begleitung bei der Nutzung digitaler Tools und Services. Die Mit­glieder, selbst leistungsberechtigt, geben Feedback zur Anwendbarkeit und benennen Lücken in der digitalen Angebotskette. Sie liefern Ideen, wie Leistungs­berech­­tigte noch besser bei der Nutzung der digitalen Angebote des Jobcenters unterstützt werden – zum Beispiel in Form von FAQs. Solche Beteiligungs­formate machen digitale Teilhabe für alle erfahrbar.

8. Machen Sie digitale Angebote sichtbar und attraktiv

Oft bevorzugen Leistungsberechtigte analoge Wege, weil sie sich damit sicherer fühlen. Gleichzeitig entfalten digitale Lösungen nur dann ihre Wirkung, wenn sie bekannt, verständlich und attraktiv sind. Mit einer zielgerichteten Marketingstrategie können Sie Ihre digitalen Angebote erklären und deren Vorteile aufzeigen. Das Jobcenter für Arbeitsmarktintegration Worms setzt bereits auf eine breite Kommuni­ka­tionsstrategie: Mit Aufstellern, Aufklebern, einem Instagram-­Kanal und eigenen Erklärvideos werden Anwen­dungen wie jobcenter.digital und die Jobcenter-App beworben. Im Kundenzentrum können Unterlagen mit Unterstützung des Digiscouts eingescannt und direkt in jobcenter.digital hochgeladen werden – auch ohne Endgerät.

9. Übersetzen Sie digitale Vorteile verständlich

Viele Leistungsberechtigte nutzen digitale Angebote nicht in vollem Umfang, da sie den Mehrwert noch nicht vollständig erkennen oder sich in Hinblick auf Themen wie Datenschutz unsicher fühlen. Erklären Sie klar, was digitale Angebote konkret erleichtern, und machen Sie transparent, wie mit persönlichen Daten umgegangen wird. In mehreren Werkstätten der Servicestelle SGB II wurde deutlich: Eine verständliche Vorteilsübersetzung kann helfen, Vorbehalte abzubauen. Dazu gehört es, digitale Schritte nachvollziehbar zu erklären, häufige Fragen gebündelt zu beantworten, etwa in FAQs, und realistische Erwartungen zu formulieren. Wer versteht, warum ein digitaler Antrag sicher ist oder eine App Zeit spart, wird diese Angebote eher nutzen. So stärken Sie Vertrauen und erhöhen die Akzeptanz digitaler Prozesse.