Interkommunale Kooperationen für eine digitalere Verwaltung

Was ist die K4K eG und wie ist die Idee zu ihrer Gründung entstanden?

Maximilian Großmann: Wir beobachten, dass sich beim Thema Digitalisierung viele kommunale Organisationen isoliert weiterentwickeln, mit fragmentierten Infrastrukturen und individuellen Prozessen. Dabei bieten die homogenen Aufgaben und Herausforderungen ein enormes Potenzial für Kooperation und Bündelung. Die K4K eG ist eine kommunale Genossenschaft, die sowohl die interkommunale Zusammenarbeit der Kommunen insgesamt als auch die der kommunalen Jobcenter unterstützt. Wir wollen Synergien schaffen, Ressourcen effizienter nutzen und innovative Lösungen entwickeln. Denn: Die Digitalisierung erfordert vernetzte Daten und Organisationen. Daher hat sich die K4K eG bereits bei ihrer Gründung im Jahr 2016 dazu verpflichtet, überregional zu agieren. Obwohl unsere Wurzeln in Hessen liegen, sind wir überzeugt, dass interkommunale Zusammenarbeit und Digitalisierung nur bundesweit gedacht werden können.

Welches Potenzial sehen Sie in der interkommunalen Zusammenarbeit für die digitale Stärkung der Jobcenter?

Maximilian Großmann: Das SGB II verfügt über optimale Bedingungen für die Standardisierung und Skalierung gemeinschaftlicher Lösungen. Bundesweit existieren 104 kommunale Jobcenter – durch Kooperation kann dieses Potenzial strategisch genutzt werden, um digitale Innovationen in der Breite umzusetzen. In Hessen kooperieren wir eng mit dem Hessischen Landkreistag (HLT), um bereits vorhandene Gremienstrukturen für interkommunale Kooperationen der Jobcenter zu nutzen.

Vor welchen Herausforderungen stehen die Jobcenter beim Thema Digitalisierung?

Maximilian Großmann: Eine zentrale Herausforderung für die Jobcenter besteht in der strukturellen und digitalen Transformation ihrer Prozesse. Veränderungsprozesse beginnen oft lokal in einzelnen Jobcentern, bieten jedoch großes Potenzial für übergreifende Verbesserungen. Zwar scheinen die Bedarfe, insbesondere im Bereich der Online-Services, oft identisch zu sein, doch Unterschiede in Fachverfahren, strategischen Ansätzen oder IT-Infrastrukturen führen häufig zu individuellen Lösungen anstelle gemeinsamer Standards. Dies verhindert die Nutzung von Synergieeffekten und führt zu Parallelentwicklungen mit langfristig erhöhtem Pflege- und Betreuungsaufwand. Unsere Netzwerke und Kooperationen setzen genau hier an: Wir unterstützen Jobcenter dabei, gemeinschaftliche Bedarfe frühzeitig zu erkennen, gezielt zu bündeln und innovative Lösungen nicht nur lokal, sondern flächendeckend nutzbar zu machen.

Wie schaffen Sie Synergien zwischen den kommunalen Jobcentern?

Maximilian Großmann: Wir koordinieren Kooperationsprojekte so, dass möglichst viele kommunale Organisationen davon profitieren. Größere Wirkung entfalten jedoch übergreifende Projekte, die aus einem individuellen Bedarf entstehen – etwa die Einführung eines KI-Assistenzsystems zur DSGVO-konformen Bearbeitung von Kundenanfragen. Wir gehen über die bestehenden Kooperationsstrukturen in den Dialog, um Bedarfe frühzeitig festzustellen. Bereits in der Projektinitiierung orientieren wir uns an gemeinschaftlichen Standards, die eine spätere Ausweitung und Nachnutzung ermöglichen.

Welche Kompetenzen besitzt die K4K eG und mit welchen Aktivitäten unterstützen sie die Jobcenter?

Maximilian Großmann: Für die Umsetzung von Projekten oder die Bereitstellung von Produkten greifen wir auf ein Expertennetzwerk aus über 30 Expertinnen und Experten zurück, um flexibel die passenden Partner für jedes Projekt zu finden. So können wir gezielt auf Anfragen reagieren, wie beispielsweise bei Transformations- und Organisationsprojekten, und aus unserem Portfolio die besten Lösungen für unsere Mitglieder bereitstellen. Darüber hinaus verfügt die K4K über eigene Kompetenzen in den Bereichen Steuerung und Moderation interkommunaler Kooperationen, Bereitstellung interkommunaler Produkte sowie der Organisation eines genossenschaftlichen Wissensnetzwerks, wodurch wir eine ganzheitliche Unterstützung unserer Mitglieder gewährleisten.

Für die kommunalen Jobcenter in Hessen haben Sie einen Chat- und Voicebot entwickelt. Worum geht es dabei?

Maximilian Großmann: „Die Ausgangslage für das Chat- und Voicebot-Projekt der hessischen kommunalen Jobcenter war der gemeinsame Bedarf einer effizienten Lösung zur Beantwortung häufig gestellter Fragen von Leistungsbeziehenden. Da bestehende KI-Lösungen primär cloudbasiert bereitgestellt werden, war schnell klar, dass sich hier große Synergien durch eine gemeinschaftliche Lösung ergeben. Anstatt 16 individueller Projekte und Produkte erschien eine Gemeinschaftslösung die sinnvollste Alternative.

Neben der technologischen Effizienz lag der besondere Reiz des Projekts in der interkommunalen Kooperation. Die Prozesse in den Jobcentern folgen bundesgesetzlichen Regelungen des SGB II, wodurch sich eine hohe inhaltliche Schnittmenge für eine gemeinsame Chat- und Voicebot-Lösung ergibt. In Zusammenarbeit mit einem interdisziplinären Entwicklungsteam wurde eine erste Version entwickelt, die häufige Fragen von Leistungsbeziehenden automatisiert beantwortet und nun im Kommunalen Jobcenter für Arbeit Main-Kinzig-Kreis getestet wird. Basierend auf den Ergebnissen der Pilotierung wird eine Basisversion für alle kommunalen Jobcenter zur Verfügung gestellt – mit gemeinschaftlichen Vorteilen und individueller Anpassungsfähigkeit. Dann soll das Vergabeverfahren starten, anschließend folgt die Umsetzung und das Onboarding der Jobcenter. Die Bereitstellung der finalen Lösung wird voraussichtlich im weiteren Jahresverlauf erfolgen.“

Wie stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden der Jobcenter bei der Digitalisierung einbezogen werden?

Maximilian Großmann: „Ein zentrales Anliegen bei diesem Projekt, aber auch bei allen anderen Projekten, ist die Praxistauglichkeit für die Mitarbeitenden in den Jobcentern. Daher haben wir frühzeitig ein Entwicklungsteam aus Jobcenter-Kolleginnen und -Kollegen eingebunden, um die fachliche Perspektive einzubringen und erste Erfahrungen mit diesem Projekt zu sammeln.

Statt nur ein digitales Produkt bereitzustellen, möchten wir ein umfassendes Konzept entwickeln, das die Nutzung erleichtert. Dazu gehören Onboarding-Workshops, Videoanleitungen, Leitfäden. So stellen wir sicher, dass alle Jobcenter – unabhängig von ihren Ressourcen – das System effektiv einsetzen können und ein echter Mehrwert entsteht.“

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