Wie KI die Vermittlung im kommunalen Jobcenter Kreis Bergstraße entlastet 

Herr Burk, was kann der KI‑Beratungsassistent (KIBA) und wo unterstützt er konkret? 

Helmut Burk: KIBA ist ein Assistenzsystem für die Vermittlung. Es hilft uns, aus unklaren Vorstellungen der Leistungsbeziehenden konkrete, realistisch erreichbare Berufe abzuleiten. Denn: Viele Menschen nennen schwammige Wünsche wie „etwas mit Computern“, “etwas Kreatives” oder „etwas mit Menschen“. Die KI ermittelt anhand dieser unkonkreten Angaben passende Berufsbilder und liefert zugleich Informationen zu den typischen Tätigkeiten, Anforderungen, Einsatzbereichen sowie Verdienstmöglichkeiten. Parallel zeigt das Tool passende Stellenangebote der Bundesagentur für Arbeit (BA). Dadurch können wir Berufsorientierung und Stellensuche in einem Schritt abbilden, ohne selbst hunderte Ausbildungswege oder Studiengänge kennen zu müssen. Das unterstützt Vermittlungscoaches, aber auch den Arbeitgeberservice und die Beratung der Menschen.

Frau Marysko, seit wann ist das Tool im Einsatz und wie intensiv wird es genutzt? 

Dr. Melanie Marysko: Wir nutzen KIBA seit Juli 2025 auf freiwilliger Basis und haben seitdem rund 1.200 Zugriffe im Monat. Dazu zählen unsere Mitarbeitenden, aber auch Leistungsbeziehende, die den Assistenten über unsere Website erreichen. Für uns zeigen die vielen Zugriffe:  Die Menschen sehen den Mehrwert.

Können andere Jobcenter KIBA übernehmen? 

Helmut Burk: Ja. Wir haben den Assistenten als WordPress-Plugin entwickelt. Jedes Jobcenter kann ihn in weniger als 30 Minuten installieren und individuell konfigurieren. Einige kommunale Jobcenter haben schon Interesse gezeigt oder arbeiten bereits mit ihm.

Warum haben Sie sich trotz teils vorherrschender Skepsis für eine KI entschieden? 

Dr. Melanie Marysko: In den Jobcentern ist der Wunsch nach persönlicher Beratung groß. Das teilen wir. Aber persönliche Beratung bedeutet nicht, dass wir auf moderne Werkzeuge verzichten müssen. Die KI ersetzt niemanden, sie entlastet und unterstützt dort, wo die Arbeitsdichte hoch und Berufskunde zeitaufwendig ist. Sie führt Informationen zusammen, die unsere Mitarbeitenden im Gespräch benötigten und bisher mühsam recherchieren mussten. Doch niemand kann alle Berufsbilder, Trends und Veränderungen im Blick behalten. KIBA hilft uns, schnell zu sinnvollen Vorschlägen zu kommen und gleichzeitig im Gespräch präsent zu bleiben.

Wie entstand die Idee – und wie lief der Entwicklungsprozess? 

Helmut Burk: Der Anstoß kam aus meinem Arbeitsalltag. Ich bin für die Einarbeitung der Vermittlungscoaches zuständig. Dabei sehe ich, wie herausfordernd es ist, gleichzeitig souverän zu beraten und komplexe digitale Anwendungen zu bedienen. Ich habe deshalb in meiner Freizeit erste Prototypen für eine KI entwickelt. Meine Berufserfahrung aus 35 Jahren IT und 15 Jahren Vermittlung hat dabei geholfen. Als ich den ersten Entwurf der Betriebsleitung vorstellte, war schnell klar: Dieses Projekt hat Potenzial. Ab da haben wir die KI gemeinsam weiterentwickelt.

Welche Herausforderungen mussten Sie bewältigen? 

Helmut Burk: Technisch war es anspruchsvoll, die KI-Antworten mit den Stellenangeboten der BA zu verbinden. Auch die Qualität der Berufsbeschreibungen war anfangs problematisch. Die KI lieferte teilweise ungenaue Angaben. Erst mit den weiterentwickelten Modellen ab ChatGPT 4.1 waren die Ergebnisse zuverlässig. Zudem war es herausfordernd, neben dem Tagesgeschäft Zeit für das Handbuch zu finden.

Wie haben Sie den Datenschutz berücksichtigt? 

Helmut Burk: Datenschutz steht für uns an erster Stelle. Deshalb erfassen wir mit dem Tool keine personenbezogenen Daten wie Namen oder Geburtsdatum. Außerdem verzichten wir auf Cookies und Tracking. Nachdem wir anfangs US-basierte KI- Dienste nutzten, sind wir mittlerweile zu europäischen Anbietern wie IONOS und T-Systems gewechselt. Dort liegen die Modelle in zertifizierten Rechenzentren und es ist keine Einbindung von Drittstaaten notwendig. Die Kommunikation mit dem Server verläuft verschlüsselt.

Wurden externe Dienstleister bei der Entwicklung eingebunden? 

Dr. Melanie Marysko: Nein, die gesamte Entwicklung erfolgte inhouse durch Herrn Burk. Das geht, weil er KI-Werkzeuge wie ChatGPT oder Gemini nutzt, die Programmcodes erzeugen. So kann er Änderungen schnell umsetzen. Mit einem externen Dienstleister wären wöchentliche Anpassungen kaum möglich.

Wie haben Sie KIBA getestet? 

Helmut Burk: Von Beginn an mit Key Usern aus der Vermittlung und dem Arbeitgeberservice. Sie probierten regelmäßig aus, was funktioniert und was fehlt. Jede Rückmeldung floss in Anpassungen ein. Nach sechs Wochen hatten wir ein stabiles, praxistaugliches System und haben losgelegt.

Wie wurde das Projekt finanziert und wie hoch sind die laufenden Kosten? 

Dr. Melanie Marysko: Bisher haben wir keine Förderung oder Ähnliches für das Projekt in Anspruch genommen.  Zu den laufenden Kosten: Als wir noch amerikanische KI-Dienste nutzten, entstanden Kosten von rund 20 Euro im Monat. Hierfür brauchte es eine Kreditkarte – das war eine kleine Herausforderung, weil kommunale Jobcenter in der Regel keine haben. Mit unserer Umstellung zu T-Systems sind diese Kosten aber gänzlich entfallen, da für unsere Zugriffszahlen und Abfragen der Demo-Account ausreicht.

Wie wird KIBA evaluiert? 

Dr. Melanie Marysko: Über zwei Wege: Rückmeldungen aus den regelmäßigen kollegialen Fallbesprechungen und die Zugriffszahlen. Beides zeigt, dass das Tool genutzt wird und entlastet.

Gibt es Pläne, KIBA zu erweitern?  

Helmut Burk: Ja, wir arbeiten derzeit an KI-gestützten Kooperationsplänen. Danach folgt ein Assistent für Gesprächsprotokolle. Dann müssen wir Informationen nicht mehrfach erfassen. Unser Ziel ist ein durchgehender Workflow – vom ersten Beratungsgespräch bis zur Dokumentation in der Fachanwendung.

Welche drei zentralen Learnings geben Sie anderen Jobcentern mit?

Dr. Melanie Marysko:

1. Prozesse verstehen: Wer entwickelt, muss den Alltag kennen. Nur so erkennt man, wo Unterstützung nötig ist.
2. Pragmatisch starten: Kleine Prototypen sind besser als große Planungsrunden. Testen, anpassen, weiterentwickeln.
3. Mut zur frühen Einführung: Sobald das Grundgerüst steht, in den Betrieb gehen. Feedback verbessert den Assistenten schneller als jede Arbeitsgruppe.

Sie interessieren sich für KIBA?

Für mehr Informationen zum Beratungsassistenten, wenden Sie sich an:
Helmut Burk
Tel.  06252 156141 
Helmut.Burk@neue-wege.org

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