Warum ist die Schnittstelle zwischen Leistungsgewährung und Vermittlung so wichtig?
Joey Isted: Leistungsberechtigte kennen keine Schnittstellen. Sie erwarten eine funktionierende Dienstleistung von uns und wollen, dass ihr Lebensunterhalt gesichert ist. Erst dann gelingt Vermittlung. Nicht vollständig erbrachte oder verzögerte Leistungen sorgen für Unsicherheit. Das bindet Energie, die dann für die Arbeitsaufnahme fehlt.
Matthias Welsch: Genau. Erst eine verlässliche Geldleistung ermöglicht weitere Mitwirkung. Gleichzeitig darf im Jobcenter keine Doppelarbeit entstehen und kein Wissen verloren gehen. Wenn Leistungsberechtigte Informationen einreichen, erwarten sie, dass auch andere Bereiche auf diese zugreifen können. Sie nehmen uns als eine Behörde wahr – und nicht als zwei.
Wo funktioniert diese Zusammenarbeit gut – und wo entstehen Brüche?
Matthias Welsch: Gut funktioniert sie in kleinen, eng verzahnten Teams wie unserem Selbstständigen-Bereich. Zwei Kollegen aus der Leistung und die Vermittlerin sitzen auf dem gleichen Gang, führen die Gespräche mit den Leistungsberechtigten gemeinsam und entwickeln Strategien. Da gibt es keine Reibungsverluste. Es gibt aber viel mehr verschiedene Bedarfslagen, die wir mit spezialisiertem Personal abfangen. Wenn dann mehrere Mitarbeitende beteiligt sind, erschwert das manchmal die Abstimmung und die Weitergabe von Informationen.
Joey Isted: Dann entsteht bei Leistungsberechtigten der Eindruck: „Ich habe das doch schon gesagt, warum weiß der andere Bereich das nicht?“ Das schwächt Vertrauen. Gleichzeitig zeigt sich am Beispiel Arbeitsaufnahme auch das Potenzial: Wenn beide Bereiche eng zusammenarbeiten, lässt sich etwa die Zeit bis zum ersten Lohn gut überbrücken. Entscheidend ist ein schneller, transparenter Informationsfluss. Viele Themen – von Wohnungssicherung bis Arbeitsaufnahme – liegen genau an dieser Schnittstelle. Je besser die Abstimmung, desto weniger Reibung.
Wie organisieren Sie die Zusammenarbeit?
Matthias Welsch: Wir arbeiten mit klaren Prozessen und einem Schnittstellenkonzept: Wer benötigt welche Information – und wie wird sie übermittelt? Per E-Akte? E-Mail? Und in welchen Fällen ist es besser, direkt beim zuständigen Mitarbeitenden anzurufen? Wir haben feste Zuständigkeiten, regelmäßige Austauschformate und neue Mitarbeitende hospitieren in anderen Bereichen. Sie lernen so beide Seiten kennen und können bestimmte Informationen dann besser einordnen.
Joey Isted: Klare Zuständigkeiten und einfache Prozesse sind zentral. Gleichzeitig brauchen wir Flexibilität für individuelle Lösungen. Entscheidend ist, dass Leistung und Vermittlung miteinander in Austausch kommen. Dann hängt es gar nicht so sehr davon ab, wie man es konkret organisiert.
Wo und wann findet dieser Austausch statt?
Joey Isted: Vieles passiert spontan und fallbezogen – ein Anruf, ein kurzes Gespräch. Das funktioniert besser, wenn sich Kolleginnen und Kollegen kennen. Deshalb schaffen wir gezielt Begegnungsräume, etwa bereichsübergreifende Besprechungen, Arbeitsgruppen oder einen „Gallery Walk“: Jedes Team stellte sich bei einer großen Dienstbesprechung mit einem Steckbrief vor. Das hat zu sehr vielen Aha-Effekten und Gesprächen geführt.
Matthias Welsch: Wir setzen auch auf Arbeitsgruppen, weil sie sichtbar machen, wer welche Informationen braucht. Gleichzeitig merken wir: Mitarbeitende in der Leistung und Vermittlung sprechen völlig verschiedene Sprachen. Arbeitsgruppen helfen, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.
Was raten Sie anderen Jobcentern, die diese Schnittstelle optimieren wollen?
Matthias Welsch: Viele Prozesse bestehen einfach aus Gewohnheit. Wenn wir in den Arbeitsgruppen darüber reden, finden wir Verbesserungsansätze, oft ganz pragmatisch durch digitale Abläufe. Ich sehe ganz klar Potenziale in der Digitalisierung einfacher Verwaltungsprozesse – wie dem Bereitstellen von Dokumenten.
Joey Isted: Wir haben unsere Schnittstellenprozesse an den Anliegen der Leistungsberechtigten ausgerichtet. Dabei ist es wichtig, Führungskräfte und Mitarbeitende möglichst frühzeitig mit einzubinden. Über Digitalisierung und KI-Lösungen sehe ich Potenziale, Routinetätigkeiten zu automatisieren. Und nicht zuletzt ist es wichtig, sich bewusst zu machen: Entwicklung hört nie auf, das gilt auch für die Schnittstelle von Leistung und Vermittlung.
Tool errechnet Leistungen
Wie wirkt sich eine Beschäftigung auf mein verfügbares Einkommen aus? Dass Mitarbeitende der Vermittlung diese wichtige Frage im Einzelfall schnell beantworten können, ermöglichte Markus Janning, Jurist beim kommunalen Jobcenter Marburg-Biedenkopf: Er entwickelte einen Rechner, der den finanziellen Mehrwert von Erwerbsarbeit für Leistungsbeziehende präzise aufzeigt. Das Excel-Tool verknüpft vorhandene Falldaten aus Bedarfsgemeinschaften mit möglichen Ansprüchen auf ergänzende Leistungen wie Kinderzuschlag oder Wohngeld.
Beispiel: Die Integrationsfachkraft schlägt eine Stelle mit 2.400 Euro brutto vor. Auf Knopfdruck zeigt der Rechner, dass zusätzlich rund 800 Euro an ergänzenden Leistungen möglich sind. So erhalten Mitarbeitende in der Vermittlung eine transparente Entscheidungsgrundlage – und Leistungsberechtigte eine neue Perspektive. Für viele Menschen sei Geld die stärkste Motivation, sagt Jobcenter-Leiterin Andrea Martin. Der Rechner sei daher eine „wertvolle Unterstützung in der Beratungsarbeit“. Das kommunale Jobcenter Marburg-Biedenkopf stellt das Tool auf Anfrage kostenlos zur Verfügung: JanningM@marburg-biedenkopf.de
Neugierig geworden?
Mehr Einblicke in die Vermittlungsarbeit bekommen Sie in unserem Interview mit Arbeitsvermittlerin Ramona Stresemann aus dem Jobcenter Vorpommern-Greifswald.
Zurück zur Magazin-Übersicht.
Mit unserem Newsletter verpassen Sie keine Artikel oder Veranstaltungen mehr. Jetzt anmelden!