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Kulturwandel

Mit Transparenz und Wertschätzung: Wie hybride Einarbeitung gelingt

Homeoffice, mobiles Arbeiten – und neue Wege des Onboardings: Durch die Pandemie hat sich in der Arbeitswelt viel verändert. Der Kreis Ravensburg etwa setzt seit dem Jahr 2021 auf einen hybriden Onboarding-Prozess – auch für das kommunale Jobcenter. Was steckt dahinter? Und wie gestaltet die Deutsche-Bahn-Tochter DB Systel die ersten Monate im Job? Ein Blick in die Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

Das Jobcenter Landkreis Ravensburg setzt auf einen hybriden Onboarding-Prozess

„Wenn wir zufriedene Mitarbeitende haben, haben wir nicht nur weniger Stellenwechsel, sondern auch Advokaten, die für ihren Job stehen und den auch bewerben“, stellt Holger Gerhard klar. Gerhard arbeitet beim Landkreis Ravensburg im Personalservice und ist seit dem Jahr 2020 maßgeblich mit daran beteiligt, den Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess des Landkreises umzugestalten. Dies betrifft auch das Jobcenter Weingarten: Seit der Umstrukturierung setzt der Landkreis behördenübergreifend auf einen einheitlichen Onboarding-Prozess, der sowohl in Präsenz als auch digital stattfindet.

Holger Gerhard

Bewerbende erhalten zeitnah eine Antwort

„Unsere ganze Personalgewinnung haben wir seit 2020 umgekrempelt – dabei ist auch die Integration neuer Mitarbeitender in den Mittelpunkt gerückt“, erklärt Gerhard. Der Hintergedanke: Jeder Neuankömmling soll im Landkreis Ravensburg nicht nur fachlich, sondern auch persönlich gut im neuen Arbeitsumfeld ankommen. „Dafür haben wir alle Prozessschritte aus der Sicht der künftigen Mitarbeitenden gedacht: Mit welchen Fragen kommen sie noch vor der eigentlichen Bewerbung zu uns? Welche Bedürfnisse gibt es in den ersten Wochen der Arbeitsaufnahme?“, erläutert Gerhard die Abkehr von der Arbeitgeberperspektive. Herausgekommen ist ein hybrider Integrationsprozess, der noch vor dem ersten Arbeitstag ein zentrales Element in den Mittelpunkt bringt: die gegenseitige Wertschätzung und damit einhergehende klare Kommunikation. Bewerberinnen und Bewerber erhalten zeitnah eine Zusage, „manchmal noch am Tag des Bewerbungsgesprächs“.

War das Gespräch erfolgreich, folgt zeitnah die Vertragsunterzeichnung – und zwar in Präsenz. „Vor Ort erzählen wir auch über uns als Arbeitgeber und geben den neuen Mitarbeitenden eine Begrüßungsbroschüre sowie wichtige Informationen mit auf den Weg“, erklärt Gerhard den Ansatz des persönlichen Kontakts. Mit in der Broschüre enthalten: die Kontaktdaten direkter Ansprechpersonen aus der Personalabteilung und der Zugang zum eCampus des Landkreises Ravensburg. Das Onboarding-Modul im eCampus – eine Art „interaktive Powerpoint-Präsentation“, so Gerhard – bildet den digitalen Teil des Ankommens. In übersichtlichen Modulen können sich die neuen Mitarbeitenden in ihrem eigenen Tempo und nach ihren Bedürfnissen mit ihrem Arbeitgeber und den künftigen Aufgaben vertraut machen. Die Themen reichen dabei von praktischen Fragen wie Arbeits- und Urlaubszeitregelungen über Kultur bis hin zu einer virtuellen Führung durch das Landratsamt. Auf einen Blick finden die Mitarbeitenden so die Informationen, die sie gerade benötigen – immer versehen mit weiterführenden Links, Kontaktdaten und dem direkten Draht zu Ansprechpersonen. Informationsflut? Fehlanzeige. Stattdessen können sich die Neuankömmlinge in den ersten Wochen gänzlich aufs Ankommen im Job konzentrieren.

Screenshot eCampus

Feedback-Gespräche sind fester Bestandteil der ersten Monate

Wie diese ersten Wochen aussehen, regelt ein Einarbeitungsplan. Darin vorgesehen sind auch regelmäßige, wechselseitige Feedbackgespräche mit den Führungskräften über einen Zeitraum von sechs Monaten. „Bei uns findet eine Kommunikation auf Augenhöhe statt, und zwar sowohl zwischen der oder dem neuen Mitarbeitenden und dem neuen Team, aber auch zur Personalabteilung. So können wir sicher sein, dass das Ankommen bei uns funktioniert“, betont Gerhard.

Wesentlicher Bestandteil des Onboardings ist auch eine Postkarte. Vor dem ersten Tag im neuen Job erhalten die Neunankömmlinge einen persönlichen Text von den künftigen Vorgesetzten. Auf der Postkarte steht, wann genau es wo mit der neuen Arbeit losgeht, sowie ein netter Gruß aus dem Team. Laut Gerhard ist die Postkarte ein voller Erfolg. Viele Arbeitsbereiche im Landkreis Ravensburg hätten bereits Nachschub geordert.

Der Service am Mitarbeitenden steht im Mittelpunkt

Insgesamt sei die Umstellung auf einen einheitlichen hybriden Personalgewinnungs- und Onboarding-Prozess von den Führungskräften sehr positiv aufgenommen worden. „Die meisten sind froh, dass wir das Prozedere über alle Institutionen hinweg vereinheitlicht haben und Informationen jetzt jederzeit zentral auffindbar sind“, so Gerhard. Das größte Learning sei dabei gewesen, die Mitarbeitenden ganz im Sinne des Service-Gedankens an jeder Stelle in den Mittelpunkt zu stellen, und zwar nicht nur im Onboarding, sondern zudem darüber hinaus – auch, wenn dafür im Nachhinein die ein oder andere Herangehensweise überarbeitet werden musste: „Wir leben davon, dass wir Dinge ausprobieren und dann gucken, wie es funktioniert. Im Zweifel können wir dann nochmal dran schrauben.“

Ob und an welchen Stellen es aus Sicht der Mitarbeitenden noch Änderungsbedarf im Onboarding-Prozess gibt und wie dieser aktuell in den jeweiligen Behörden – also auch im Jobcenter – angenommen wird, muss sich indes noch zeigen. Derzeit arbeite der Landkreis Ravensburg an einer umfangreichen digitalen Evaluation, erklärt Gerhard. In dem Zuge dürfen dann nicht nur Verbesserungsvorschläge, sondern auch konkrete Wünsche – beispielsweise für bestimmte Benefits – eingebracht werden. Denn in Ravensburg ist man sich sicher: Transparenz, Partizipation und Wertschätzung sind die Grundlagen für eine erfolgreiche Einarbeitung und Zusammenarbeit. 

Einblick in die Wirtschaft: Digitales Onboarding bei DB Systel

Doch wie sehen Einarbeitungsprozesse in Unternehmen aus – gerade in Zeiten der Corona-Pandemie? Zunächst einmal: Ein von Beginn an wertschätzender Umgang miteinander wird auch bei der DB Systel, einem Tochterunternehmen der Deutschen Bahn, großgeschrieben. Bei dem konzerninternen Digitalpartner und IT-Dienstleister erforderte die Pandemie innerhalb kurzer Zeit ein Umdenken in der Personalgewinnung und -integration. Digitale Lernmodule ergänzen fortan die Einarbeitung neuer Mitarbeitender: „Wir sind im März 2020 weitgehend ins Homeoffice gewechselt, und zwei, drei Wochen später hatten wir die digitale Modulwelt ‚Be Part of IT‘ als Teil unseres Onboarding-Prozesses integriert“, erläutert Dr. Klaus Rüffler, Geschäftsführer Personal bei DB Systel. „Dies funktioniert nur, wenn sich viele Menschen engagieren. Die einzelnen Unternehmensbereiche haben sich sehr stark eingebracht, denn die wissen natürlich am besten, was neue Mitarbeitende wissen müssen“, beschreibt Rüffler den erfolgreichen Wechsel zum digitalen Onboarding.

In insgesamt fünf Modulen bekommen die Neuankömmlinge alles vermittelt, was sie für einen guten Start im Unternehmen wissen müssen – von den Kultur- und Wertevorstellungen über Personalthemen bis hin zu fachspezifischen Einblicken. Allein muss sich dabei aber niemand durchschlagen: Jede oder jeder neue Mitarbeitende kennt von Beginn den Namen der direkten Ansprechperson. Zudem bekommt jede Neueinsteigerin beziehungsweise jeder Neueinsteiger im Rahmen eines Patenmodells für bis zu sechs Monate einen sogenannten „Buddy“ an die Seite, der jederzeit kontaktiert werden kann. „Gerade in der virtuellen Welt ist es besser, wenn man direkt von Beginn an eine Ansprechperson neben sich hat – bildlich gesprochen“, erläutert Rüffler den Ansatz.

Fest terminierte, virtuelle „Coffee Talks“ ermöglichen zudem den informellen Austausch fernab strikter Agendapunkte und ergänzen den Anspruch der DB Systel, neuen Mitarbeitenden ab Tag Eins „Teamspirit“ und ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu vermitteln.

Mitarbeitende loben Teamgefühl und Transparenz

Diese Strategie geht auf, zeigt ein Blick in die jüngsten Zahlen der Onboarding-Evaluation durch die Mitarbeitenden im Jahr 2021: 97 Prozent der Befragten hätten das Prozedere durchweg positiv bewertet, verrät Rüffler. Besonders häufig seien dabei der sehr schnelle, transparente Prozess und die offene Kommunikation miteinander gelobt worden. Ein rascher Teamanschluss kann auch virtuell gelingen, so das Fazit.

Insgesamt habe der Wechsel zu einer digitalen und standardisierten Einarbeitung vieles einfacher gemacht und neue Möglichkeiten eröffnet, so Rüffler. So könnten etwa deutlich unkomplizierter konzerninterne sowie externe Referentinnen und Referenten für Vorträge eingeladen werden, weil die Hürde der räumlichen Distanz entfalle. Auch wichtige Informationen seien mit weniger Aufwand jederzeit auffindbar. Dass die DB Systel dem digitalen Onboarding nach der Pandemie wieder den Rücken kehrt, hält er daher für wenig wahrscheinlich. Dennoch sieht auch Rüffler klare Grenzen der virtuellen Zusammenkünfte: Der persönliche Plausch in der Kaffeeküche über Themen jenseits der Arbeit, die Körpersprache – all das lasse sich nicht ersetzen. Der künftige Weg des Unternehmens sei daher klar: „Wir werden den sozialen Austausch so schnell wie möglich wieder ermöglichen und dabei unseren Mitarbeitenden weiterhin die Flexibilität des mobilen Arbeitens ermöglichen.“ Rüffler gibt aber auch zu bedenken: „Ich glaube, die nächsten Wochen und Monate sind eine Phase, in der man sich erstmal wieder daran gewöhnen muss, in Präsenz zusammenzukommen.“ 

Fazit: Infos und schnelle Kontakte sind der Schlüssel

Ob hybrid oder gänzlich digital – ein Blick in die Onboarding-Beispiele des Landkreises Ravensburg und der DB Systel zeigt, worauf es bei der gelungenen Einarbeitung neuer Mitarbeitender ankommt: Unkompliziert auffindbare Informationen, Transparenz in allen Prozessschritten und offene Kommunikation von Tag eins an – das „offene Ohr“ für die Neuankömmlinge inklusive. Vor allem konkrete Ansprechpersonen können dabei den Start ins neue Arbeitsumfeld erleichtern. Wenn sich alle Beteiligten gegenseitig wertschätzen und mit einbezogen werden, lässt das Gefühl der Teamzugehörigkeit nicht lange auf sich warten.