Mitarbeitende in Elternzeit gezielt begleiten

Nach der Elternzeit verändert sich für viele Beschäftigte der Arbeitsalltag grundlegend. Das Jobcenter Kiel begleitet diesen Übergang mit einem Reboarding-Konzept, das früh ansetzt, freiwilligen Kontakt ermöglicht und die Rückkehr realistisch plant. Darüber haben wir mit Susanne Garbrecht, Gleichstellungsbeauftragte und Bereichsleitung Personal Ines Leibküchler des Jobcenters Kiel gesprochen.

Ines Leibküchler, welche Rollen spielen Personalgewinnung und -bindung aktuell für das Jobcenter Kiel?

Ines Leibküchler: Personalgewinnung und Personalbindung haben für uns seit 2022 einen deutlich höheren Stellenwert. Während der Corona-Zeit sind die Rekrutierungsschwierigkeiten sprunghaft gestiegen. Gleichzeitig haben die Abgänge in Pension und Rente zugenommen. Aus diesen Gründen können wir es uns nicht mehr leisten, eingearbeitete Beschäftigte an andere Arbeitgebende zu verlieren.

Susanne Garbrecht, welche Herausforderungen erleben Beschäftigte typischerweise während und nach der Elternzeit?

Susanne Garbrecht: Meiner Erfahrung nach wird der Wiedereinstieg häufig unterschätzt. Viele Beschäftigte planen vor der Rückkehr mit einem Stundenumfang, der im neuen Familienalltag manchmal schwer einzuhalten ist: die erste Kita- oder Krippenzeit, häufige Erkrankungen und unvorhergesehene Ausfälle verändern Abläufe stärker, als viele vorher erwarten. Es braucht Zeit, bis Routinen entstehen und realistisch eingeschätzt werden kann, welcher Umfang funktioniert. Hinzu kommt die Sorge, fachlich den Anschluss zu verlieren und die eigene Rolle im Team neu finden zu müssen. Gerade wer vorher in Vollzeit gearbeitet hat, erlebt oft einen inneren Spagat zwischen beruflichem Anspruch und festen Betreuungszeiten.

Vor welchen Herausforderungen steht das Jobcenter Kiel als Arbeitsort, wenn Mitarbeitende in Elternzeit gehen?

Ines Leibküchler: Die Situation ist dynamischer geworden. Beschäftigte kehren teils früher zurück, etwa wegen eines Betreuungsplatzes oder veränderter finanzieller Rahmenbedingungen. Teils verschiebt sich die Rückkehr. Das stellt uns als Arbeitsort mit zwei Arbeitgebern vor Herausforderungen. Deshalb beginnen wir den Austausch früher: Statt erst drei Monate vor der Rückkehr planen wir rund sechs Monate vorher.

Sie nutzen den Reboarding-Ansatz, um Mitarbeitenden den Wiedereinstieg nach der Elternzeit zu erleichtern. Wie genau sieht dieser aus und wie begleiten Sie die Mitarbeitenden konkret?

Ines Leibküchler: „Wir arbeiten mit einem Dreiphasenmodel.

1. Phase: Vor der Elternzeit steht zunächst die Sicherheit im Vordergrund. Dabei geht es um die individuellen Rahmenbedingungen, die gesundheitliche Situation und mögliche Anpassungen am Arbeitsplatz. Über einen Rückmeldebogen können Beschäftigte angeben, wie wir sie während der Elternzeit erreichen dürfen. So bleiben Einladungen zu internen Veranstaltungen, Informationsangeboten oder Fachtagen möglich, ohne dass daraus eine Verpflichtung entsteht. Wichtig ist uns, Beschäftigte während der Elternzeit nicht aus dem Blick zu verlieren und mit ihnen in Verbindung zu bleiben.
2. Phase: Diese umfasst die Rückkehrplanung. Etwa sechs Monate vor dem Wiedereinstieg sprechen wir darüber, wie, wo und unter welchen Bedingungen die Rückkehr erfolgen kann.
3. Phase: Diese beginnt nach der Rückkehr. Dann schauen wir gemeinsam, wie der Wiedereinstieg tatsächlich verlief und ob die getroffenen Vereinbarungen passen. Manchmal zeigt sich, dass Anpassungen notwendig sind – etwa beim Stundenumfang, beim Anteil des Homeoffices oder anderen Rahmenbedingungen.“

Susanne Garbrecht: Ergänzend dazu habe ich während der Elternzeit eine eigene Veranstaltung ins Leben gerufen. Sie greift Themen rund um den Wiedereinstieg auf, dauert zwei Stunden und ist so gestaltet, dass Beschäftigte ihre Kinder mitbringen können. Dafür nutzen wir einen Raum mit Spiel- und Rückzugsmöglichkeiten sowie Platz für Austausch. Nach einem fachlichen Input zu Vereinbarkeit, beruflichen Zielen und weiteren Fragen stehen individuelle Gespräche mit dem Team Personal und der Austausch untereinander im Mittelpunkt. Gerade dieser Austausch hat sich als besonders wertvoll erwiesen.

Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Ansatz?

Ines Leibküchler: Wir verfolgen zwei konkrete Ziele. Zum einen möchten wir Beschäftigte stärkenorientiert begleiten und früh erfahren, wie sich ihre beruflichen Vorstellungen entwickelt haben. Nur so können wir passende Angebote machen. Zum anderen geht es um Verlässlichkeit auf beiden Seiten. Wenn wir früh wissen, wie Mitarbeitende ihre Rückkehr planen, können auch wir besser steuern.

Was war der Anlass, ein spezielles Angebot für Mitarbeitende in der Elternzeit zu entwickeln?

Susanne Garbrecht: Als ich das Amt der Gleichstellungsbeauftragten übernahm, hatte ich den Eindruck, dass das bestehende Konzept sehr stark auf die Arbeit ausgerichtet ist. Aus eigener Erfahrung wusste ich, wie bereichernd ein Angebot zum Thema Wiedereinstieg und Vereinbarkeit von Familie und Beruf während der Elternzeit sein kann. Deshalb regte ich an, ergänzend eine Veranstaltung für Beschäftigte in Elternzeit anzubieten. Dabei konnte ich auf Erfahrungen aus meiner Tätigkeit als Integrationsfachkraft zurückgreifen und eine Referentin gewinnen, die bereits entsprechende Veranstaltungen durchgeführt hat. Mittlerweile haben wir die Veranstaltung bereits zum zweiten Mal durchgeführt.

Ines Leibküchler: Ein weiterer Anlass war die Erfahrung, dass Rückkehrerinnen und Rückkehrer oft fragen, worauf sie sich nach der Elternzeit einstellen müssen. Deshalb wollten wir frühzeitig informieren, wo das Jobcenter, die Landeshauptstadt Kiel und die Bundesagentur für Arbeit aktuell stehen, und Orientierung geben.

Welche Bedeutung hat dabei der Kontakt zu Beschäftigten während der Elternzeit und wie stellen Sie sicher, dass dieser bestehen bleibt – ohne Druck zu erzeugen?

Ines Leibküchler: Ein individueller Kontakt ist das A und O. Wir halten den Kontakt per E-Mail und vor allem telefonisch. Dabei richten wir uns nach den Möglichkeiten der Beschäftigten und bieten Gespräche zu familienfreundlichen Zeiten an. Wichtig ist: Der Kontakt bleibt freiwillig. Manche wünschen einen engen Austausch, andere mehr Abstand zur Arbeit. Beides respektieren wir. Unser Signal lautet: Wir sind da und bleiben ansprechbar.

Wie wurde das Angebot konkret entwickelt und im Haus abgestimmt?

Susanne Garbrecht: Durch meine Erfahrungen in den Teams und als Mutter hatte ich den Eindruck, dass eine solche Veranstaltung sinnvoll wäre. Zunächst wollte ich deshalb ausprobieren, ob Beschäftigte in Elternzeit das Angebot überhaupt annehmen und was sie daraus mitnehmen. Anschließend habe ich den Rahmen entwickelt, die Inhalte mit der Referentin abgestimmt und das Konzept der Geschäftsführung vorgestellt. Daraus sind eine Präsentation und ein Workbook entstanden, die Beschäftigte beim Wiedereinstieg unterstützen.

Frau Garbrecht, welche Ressourcen waren notwendig, um das Angebot umzusetzen?

Susanne Garbrecht: Entscheidend bei der Einführung war eine gute Vernetzung. Das Angebot konnten wir nur umsetzen, weil die Geschäftsführung offen dafür war, das Team Personal unterstützt hat und eine Referentin sowie Mitarbeitende aus dem Personalbereich die Veranstaltung begleitet haben. Wichtig waren vor allem die Abstimmung und Zusammenarbeit der Beteiligten.

Ines Leibküchler, was würden Sie heute anders machen, wenn Sie noch einmal starten würden?

Ines Leibküchler: Wenn ich noch einmal anfangen könnte, hätte ich mit dieser Maßnahme früher angefangen.

Wie wird das Angebot von den Mitarbeitenden angenommen? Was hat sich in der Praxis besonders bewährt?

Susanne Garbrecht: Die Angebote werden gut angenommen. Viele Teilnehmende lernen voneinander, geben Tipps weiter und teilen gute Praxisbeispiele. Deshalb planen wir künftig mehr Zeit dafür ein.

Ines Leibküchler: Ich glaube, dass die Angebote in ihrem jetzigen Umfang gut passen. Sie sind präsent, ohne die Beschäftigten zu überfordern, und lassen sich gleichzeitig mit den vorhandenen Ressourcen gut umsetzen. Das Feedback ist durchweg sehr positiv. In den Rückkehrgesprächen höre ich immer wieder, dass diese Form des Kontakts die Vertrauensbildung unterstützt.

Gibt es bereits erkennbare Effekte auf Personalbindung oder Rückkehrquoten?

Ines Leibküchler: Zu konkreten Effekten auf die Personalbindung können wir vor allem aus den Rückmeldungen der Beschäftigten berichten. Viele, die nach zwei oder vier Jahren zurückkehren, sagen, dass ihnen die Kontakte während der Elternzeit gutgetan haben. Ich glaube nicht, dass wir dadurch tatsächliche Abgänge verhindern können. Was wir aber erreichen, ist eine stärkere Bindung, ein größeres Verbundenheitsgefühl und positive Erfahrungen mit uns als Arbeitgeber.

Susanne Garbrecht: Gerade die kleinen Gesten spielen eine wichtige Rolle: eine Karte zur Geburt, das Informationspaket, die Einladung zu einer Veranstaltung oder die Möglichkeit zum Austausch bei einer Tasse Kaffee. Solche Signale zeigen Beschäftigten, dass wir als Jobcenter den Kontakt halten. Das stärkt die emotionale Verbundenheit und erleichtert die Rückkehr nach der Elternzeit.

Was sind aus Ihrer Sicht zentrale Erfolgsfaktoren, damit ein solches Angebot auch in anderen Jobcentern funktioniert?

Susanne Garbrecht: Es ist immer sehr individuell. In Häusern mit wenigen Beschäftigten in Elternzeit ergibt eine solche Informationsveranstaltung nicht unbedingt Sinn. Dort braucht es andere Formate und einen anderen Rahmen für den Austausch.

Ines Leibküchler: Zentrale Erfolgsfaktoren sind Ernsthaftigkeit, engagierte Führungskräfte und realistische Zusagen. Personalverantwortliche können ein solches Angebot nicht allein tragen. Führungskräfte müssen Perspektiven mittragen und verlässlich umsetzen. Wichtig ist, nur das anzubieten, was tatsächlich möglich ist. Falsche Erwartungen schaden der Mitarbeiterbindung.

Neugierig geworden?

Im Praxisblick erzählen wir mehr spannende Geschichten zum Thema Personalgewinnung, zum Beispiel wie das Jobcenter Frankfurt am Main mit guter Führung Mitarbeitende langfristig bindet und Bewerbenden mit einem Exit-Game spielerisch Einblicke in den Jobcenter-Alltag gibt.