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Changemanagement

Personalräte diskutieren über Arbeit im Jobcenter in Pandemiezeiten

Homeoffice, hohes Arbeitspensum und Digitalisierung: Diese Stichwörter beschäftigen auch die Personalräte der Jobcenter. Rund 280 von ihnen trafen sich zur digitalen 19. Konferenz der Jobcenter-Personalräte.

Die Corona-Pandemie ist für Jobcenter auch eine organisatorische Herausforderung. Das gilt nicht zuletzt für die Personalräte, die sich innerhalb der Jobcenter für die Arbeitnehmerrechte einsetzen. Die Personalräte beschäftigen sich mit neuen Situationen für die Beschäftigten – Homeoffice etwa ist vielerorts keine Zwischenlösung mehr, sondern Alltag. Zugleich nimmt die Geschwindigkeit der Veränderungen zu, innerhalb von Wochen oder Tagen gelten neue interne Prozesse. Immer mehr Arbeitsschritte werden digital. Das galt für die 19. Konferenz der Jobcenter-Personalräte im Dezember 2021 auch: Sie fand per Videokonferenz statt.

Auf der Agenda unter anderem: die Gefährdungsanzeige. Mitarbeitende sind dazu verpflichtet, bei Vorgesetzten eine überhöhte Arbeitsbelastung zu melden, die Schäden verursachen kann. Sérgio F. Fortunato, Professor der Hochschule für öffentliche Verwaltung in Kehl, sagte in seinem Vortrag, dass Jobcenter-Beschäftigte laut Umfragen gestresst seien. Eine daraus entstehende Gefährdung zu melden kann wichtig sein.

Zu viel Arbeit? Dann ist eine Gefährdungsanzeige nötig

Das Problem: Oftmals sind Betroffene gehemmt. „Die Gefährdungsanzeige ist aber ein wichtiges Instrument, damit Arbeitgeber erfahren, wo etwas gefährlich ist“, sagte Fortunato. Das Instrument selbst und auch die Frage, wie man so eine Anzeige verfasst, sei aber vielfach nicht ausreichend bekannt. Fortunato empfahl eine Standardisierung der Gefährdungsanzeige und klar benannte Ansprechpersonen. Der Personalrat muss mit dafür sorgen, dass alle Regeln von Arbeitnehmenden und -gebenden eingehalten werden.

Der Vorsitzende der Jobcenter-Personalräte, Moritz Duncker, erinnerte daran, wie herausfordernd die alltägliche Arbeit in den Jobcentern ist. „Die Personalquoten sind zu gering, um die Arbeit gut zu erledigen“, sagte Duncker. Leider gelte der Fachkräftemangel auch für die Jobcenter. Selbst bewilligte Stellen adäquat zu besetzen, sei schwierig. Duncker hofft, dass Rechtsvereinfachungen weiter vorangetrieben werden, um die Arbeit zu erleichtern. Jobcenter sollten sich außerdem auf Kernthemen fokussieren. An einigen Stellen könne die Digitalisierung von Prozessen vielleicht Abhilfe schaffen.

Ein kreatives Protokoll: Personalrätin Monika Schlemmer aus dem Jobcenter Donnersbergkreis zeichnete die Themen der 19. Konferenz.

Homeoffice kann schnell zu unbemerkten Überstunden führen

Doch die digitale Arbeit von zu Hause reduziert nicht unbedingt die Arbeitsbelastung. Oft ist das Gegenteil der Fall. Darauf machte der Referent Karl-Heinz Brandl von Input Consulting aufmerksam. Das gemeinnützige Unternehmen arbeitet unter anderem für Gewerkschaften. Brandl zufolge komme es im Homeoffice vermehrt zu Mehrarbeit.

Er berichtete, dass vor der Pandemie 47 Prozent der Beschäftigten im Dienstleistungssektor eine höhere Arbeitsbelastung durch Digitalisierung feststellten. Laut dem DGB-Index Gute Arbeit 2020 gaben Beschäftigte im Homeoffice überdurchschnittlich häufig an, überlange Arbeitszeiten zu haben: 16 % im Vergleich zu 9 % aller Beschäftigten. Laut derselben Studie geben 29 % der Beschäftigten an, im Homeoffice sehr häufig oder oft Überstunden zu machen (alle Beschäftigten: 13 %). Und 39 % spüren sehr häufig oder oft die Erwartung, ständig erreichbar sein zu müssen (alle Beschäftigten: 21 %). Brandl riet dazu, Dienstvereinbarungen zu schließen und darüber aufzuklären. Für die Zeit nach der Pandemie sollten Personalräte jetzt gute Dienstvereinbarungen für mobile Arbeit entwickeln.

Bundesagentur für Arbeit hofft auf Entlastung durch Digitalisierung

In weiteren Vorträgen ging es auch um digitale Projekte für die Jobcenter, die die Arbeit vereinfachen und verbessern. Dr. Markus Schmitz, Generalbevollmächtigter und Geschäftsführer Informationstechnologie und Digitale Prozesse der Bundesagentur für Arbeit, stellte wesentliche IT-Vorhaben vor. An die Systeme sind bundesweit 120.000 Nutzende und 175.000 vernetzte PC angebunden. Rund 8.000 Datenbanken laufen auf 10.000 Servern in 3 Rechenzentren. Ziel vieler neuer Prozesse sei es, die Mitarbeitenden in den Jobcentern von manuellen Tätigkeiten zu entlasten und durch Automatisierung mehr Freiräume zu schaffen, sagte Dr. Schmitz.

Ricarda Konejung vom Projekt JOBCENTER.DIGITAL II machte dies mit einem Einblick konkret. Seit Oktober 2021 erproben 16 gemeinsame Einrichtungen den digitalen Hauptantrag. Antragstellende werden dabei intuitiv durch die einzelnen Schritte geführt. Viele Infofelder erläutern zwischendurch Begriffe („Was ist sonstiges Einkommen?“), auch Erklärvideos soll es geben.

Digitale Formulare vereinfachen Antragstellung

Bei dem bisher analog verlaufenden Prozess müssen Jobcenter-Mitarbeitende – auf Basis des Papierantrags – eine Aufforderung zur Mitwirkung im Programm ALLEGRO erstellen. Der Antragstellende erhält dann eine Aufforderung per Briefpost. Künftig soll dies papierlos möglich sein. Leistungsberechtigte ergänzen die fehlenden Angaben innerhalb der Online-Strecke. Alles wird den Jobcenter-Mitarbeitenden als Ausgabe-Dokument in der E-Akte angezeigt. „Wenn Kunden online durch den Antrag geleitet werden, erhalten wir besser ausgefüllte Anträge“, sagte Konejung. Eine Chance, um Prozesse in den Jobcentern zu vereinfachen und Mitarbeitende zu entlasten.

Die Personalräte beobachten nun die anstehenden Projekte der neuen Regierungskoalition, wie etwa das Bürgergeld und die geplante Kindergrundsicherung. Moritz Duncker kündigte an, dass die Personalräte diese anstehenden Veränderungen begleiten werden – hoffentlich auch wieder bei Konferenzen, die in Präsenz möglich sein werden.