Registermodernisierung: Fortschritte beim Identitätsdatenabruf (IDA)

Im Rahmen des Pilotprojekts aus Baden-Württemberg arbeiten die kommunalen Jobcenter Ravensburg, Ludwigsburg und Aalen daran, die Abfrage und den Austausch von Personendaten effizienter und einheitlicher zu gestalten. Nun wurde ein zentraler Meilenstein erreicht: die gemeinsamen Soll-Prozesse sind definiert. Aber was bedeutet das konkret für die Jobcenter? Wir sprachen mit Matthias Hopp, Systembetreuer im Jobcenter Ravensburg.  

Bislang muss die Sachbearbeitung im Jobcenter die Datenbank selbst pflegen und Änderungen, etwa bei Umzügen oder Namensänderungen, oft nachträglich von Hand eintippen. Mit dem Identitätsdatenabruf können wir Daten künftig schneller prüfen und vereinheitlichen. Das verbessert die Datenqualität deutlich.

– Matthias Hopp, Systembetreuer Jobcenter Ravensburg  

Zwischenstand: Die Soll-Prozesse stehen 

Ein rund zehnköpfiges Team aus Jobcentern, Innenministerium und Prosoz entwickelte in mehreren Treffen in Stuttgart und Ludwigsburg die Soll-Prozesse.

Vereinfacht lassen sich drei typische Anwendungsfälle unterscheiden:  

• Massenabruf im Hintergrund: Die Systembetreuung kann Daten regelmäßig gebündelt abrufen, um deren Aktualität zu prüfen. 

• Aktualisierung im Einzelfall: Bei Änderungen – etwa nach einem Umzug – kann die Sachbearbeitung gezielt einzelne Datensätze abrufen.  

• Neuantrag: Bei neuen Anträgen lassen sich die relevanten Personendaten behördenübergreifend abrufen, z.B. auch zum Mietverhältnis oder zu steuerlichen Angaben. 

Wichtig dabei: Im Rahmen des IDA-Projekts entsteht keine zentrale Datenbank. Stattdessen erfolgt der Datenzugriff über eine sichere Schnittstelle: Das Jobcenter stellt eine Anfrage an das Bundesverwaltungsamt und erhält die benötigten Informationen direkt aus den jeweiligen Registern. So können Daten geprüft und abgeglichen werden, ohne mehrfaches Speichern. 

Das Ziel: Bereinigte Daten, weniger Aufwand 

Viele Jobcenter arbeiten mit unvollständigen oder fehlerhaften Daten – unabhängig davon, ob Anträge digital oder analog erstellt werden, sagt Matthias Hopp. Häufig fehlen zudem systematische Nachkontrollen, etwa zur Löschung von Daten aus beendeten Fällen. 

Hier setzt IDA an: Durch den einfacheren Abgleich der Personendaten können die Jobcenter Fehler leichter erkennen und korrigieren.  

Auf den ersten Blick wirkt das vielleicht wie eine Kleinigkeit. In der Praxis spart das aber viel Zeit – weil wir Daten nicht mehr mühsam abgleichen müssen. Und es schafft deutlich mehr Sicherheit in der Sachbearbeitung.

Auch für Leistungsberechtigte sollen die Prozesse transparenter werden: Über ein neues Datenschutz-Cockpit können sie künftig selbst einsehen, welche Behörden auf ihre Daten zugreifen.

Der Knackpunkt: Einheitliche Daten 

Noch stehen die Beteiligten vor einigen – teils sehr konkreten – Herausforderungen. Eine zentrale Aufgabe ist die Abstimmung unterschiedlicher Datenstrukturen zwischen den verschiedenen Behörden. Denn: Damit ein Datenaustausch funktioniert, müssen Informationen einheitlich vorliegen. So muss beispielsweise die Adressstruktur im Jobcenter mit der im Einwohnermeldeamt und beim Bundeszentralamt für Steuern übereinstimmen. Erst auf dieser Grundlage lässt sich das IDA-Verfahren technisch in bestehende Fachverfahren integrieren.  

Zudem bleibt ein gewisser Verwaltungsaufwand: Denn um Daten abzurufen, muss eine Behörde für jeden Abruf zunächst beim Bundesverwaltungsamt eine entsprechende Berechtigung beantragen und daraufhin ein Zertifikat einrichten. 

So geht’s weiter:

• Die Soll-Prozesse bilden die Grundlage für die technische Umsetzung durch den Verfahrenshersteller Prosoz. Bis zum Sommer entwickelt dieser das bestehende System weiter.  

• Parallel entsteht auf Basis von Daten des Bundesverwaltungsamts eine Testumgebung. Hier können die teilnehmenden Jobcenter erste Massenabrufe durchführen.  

• Zudem erfolgt die Anbindung an das Datenschutz-Cockpit. 

• Der Pilot in Baden-Württemberg läuft bis Ende 2027. Danach legen die Länder die Reihenfolge für den flächendeckenden Jobcenter-Roll-out fest – ein genauer Zeitplan folgt. 

Matthias Hopp blickt zuversichtlich auf das Projekt:

Jetzt geht’s dran, die Soll-Prozesse sauber technisch umzusetzen und Schritt für Schritt in den Alltag des Jobcenters zu bringen. Ich bin guter Dinge, dass wir die Daten damit deutlich besser in den Griff kriegen und weniger Aufwand im Alltag haben.

Mit der Definition der Soll-Prozesse ist ein wichtiger Grundstein für das IDA-Verfahren gelegt. In den kommenden Monaten wird sich zeigen, wie sich die technische Umsetzung und die entwickelten Abläufe in der Praxis bewähren. Klar ist bereits: Die Registermodernisierung hat das Potenzial, die Fallbearbeitung in den Jobcentern nachhaltig zu verändern.  

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