Im Jobcenter Vogtland hat es eine Reihe an Veränderungen gegeben: Standorte wurden fusioniert und Teams neu zugeschnitten. Auch die demografische Entwicklung hat ihre Spuren hinterlassen. Hinzu kamen Herausforderungen, die derzeit viele Jobcenter bewegen: Die Einführung des Bürgergeldes, der Übergang der ukrainischen Geflüchteten und die sinkenden Haushaltsmittel. Genügend Anlässe, um sich zusammenzufinden und auszutauschen.

Wir wollen sehen, was hier wirklich los ist

Knapp 150 Mitarbeitende waren zur Mitarbeiterveranstaltung gekommen. Das Jobcenter Vogtland hat schon häufiger interne Veranstaltungen durchgeführt – allerdings bislang nicht in diesem Umfang. Im Vordergrund der Veranstaltung stand der Austausch zwischen den Führungskräften und Mitarbeitenden des Jobcenters. Der Auftrag von Martina Kober, Geschäftsführerin des Jobcenters Vogtland an ihre Mitarbeitenden lautete: Nennen Sie uns Ihre Ideen und Vorschläge. Wichtig ist, dass Sie sich aktiv beteiligen. Wir wollen sehen, was hier wirklich los ist. Was brauchen Sie, damit Sie Ihre Arbeit gut ausführen können? Was ist wichtig für Ihre Gesundheit? Wo können wir als Führungskräfte ansetzen, um Sie in Ihrer Arbeit zu unterstützen? Wie wollen wir miteinander umgehen?

World Café: Themen in angenehmer Atmosphäre diskutieren

An langen Tischen diskutierten die Mitarbeitenden im World Café in Kleingruppen über die von der Geschäftsführung gestellten Fragen. Das World Café ist eine Diskussionsmethode, die besonders für große Gruppen geeignet ist. Nach 20 Minuten wechselten die Gruppen und fanden sich in neuen Konstellationen zusammen. Ein „Gastgeber“ blieb am Tisch und trug die Ergebnisse der ersten Runde in die nächste Gruppe. Auf diese Weise konnten sich die Beschäftigten gegenseitig mit neuen Ideen bereichern. Snacks und Getränken förderten die entspannte Atmosphäre und nahmen die Scheu, offen über Sichtweisen, Anliegen und Bedürfnisse zu sprechen. Die Arbeitsergebnisse wurden schließlich auf Metaplanwänden ausgestellt und im Plenum diskutiert.

Veränderungen brauchen Beteiligung

„Wir wollen stärker in die Veränderungsprozesse eingebunden werden“, lautete der am häufigsten formulierte Wunsch der Mitarbeitenden. Daneben war die Kultur mit einer offenen und vertrauensvollen Kommunikation ein weiterer, häufig genannter Punkt. Dazu gehören transparentere Arbeitsprozesse, eine ausgeprägtere Feedbackkultur und gegenseitige Wertschätzung für die geleistete Arbeit. Zeit für ruhiges Arbeiten und mehr Flexibilität im Home-Office waren weitere wichtige Anregungen, die von den Mitarbeitenden an die Führungskräfte herangetragen wurden.

Zudem wurde angemerkt, dass die Einführungsphase des Bürgergeldes sowie die Übernahme der Geflüchteten aus der Ukraine zu einem außergewöhnlich hohem Arbeitspensum geführt hätten. Die Zeit für ruhiges Arbeiten sollte mehr Freiraum etwa für die umfänglich laufende Sachbearbeitung im Rahmen der Leistungsgewährung schaffen. Die Beschäftigten wünschten sich außerdem eine stärkere Präsenz der Bereichsleitung und Geschäftsführung in den Teams sowie eine bessere Einarbeitung neuer Beschäftigter. Bereichsübergreifendes Arbeiten, etwa durch kollegiale Hospitationen sollen den fachlichen Austausch zwischen den Abteilungen des Jobcenters fördern.

Mehrgleisig fahren und beide Seiten im Blick haben

Wie geht es nun weiter im Jobcenter Vogtland? Wir fahren mehrgleisig, sagt Martina Kober. Bereits im Vorfeld der Veranstaltung hat das Jobcenter eine Umfrage zum Thema psychische Gesundheit am Arbeitsplatz durchgeführt. Im Rahmen der Teilnahme am Projekt „Unternehmen mit Herz“ der Unfallkasse Sachsen haben Workshops sowohl zu Fachthemen als auch zu Themen der Führung und Zusammenarbeit stattgefunden. Im Anschluss daran hat das Jobcenter eine Mitarbeiterbefragung zum Thema Führungskultur durchgeführt. Die Ergebnisse der Veranstaltung werden nun aufbereitet und zusammen mit den Ergebnissen der Vorabumfrage und der Workshops ausgewertet.

Gemeinsam an einem Strang ziehen und Herausforderungen meistern

Im Hintergrund laufen allerdings schon einige Veränderungsprozesse. Das Jobcenter hat sich neue Formate einfallen lassen, die die klassische Qualifizierung ergänzen und die Besprechungskultur verbessern. Bei der „Angebotsinformation“ informieren Fachexpertinnen und -experten die Beschäftigten bereichsunabhängig zu aktuellen Themen und Veränderungen. Wir bedienen dieses Format nun seit zwei Jahren. Auch ich biete regelmäßig dieses freiwillige Informationsangebot an. Ich denke, das macht einfach was mit den Beschäftigten, wenn ich mir Informationen auf freiwilliger Basis auch bereichsübergreifend holen kann, sagt Martina Kober. Dieses Format sorgt für einen schnelleren Wissenstransfer, fördert das gegenseitige Aufgabenverständnis und erhöht die Transparenz in den Arbeitsabläufen. Im Kontext der Gesundheitsförderung setzt das Jobcenter das Konzept der bewegten Pause um, bei welchem kurze Bewegungspausen in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integriert werden. Der jährliche Mitarbeiter-/Gesundheitstag ist zudem seit Jahren fester Bestandteil im Jobcenter Vogtland. Auf die Umsetzung des Bürgergeldes hatte sich das Jobcenter bereits im Herbst 2022 mit dem „Bürgergeld-TÜV“ vorbereitet. Hier hat das Jobcenter ein erstes Stimmungsbild der Mitarbeitenden zur Umsetzung des Bürgergeldes eingeholt und herausgearbeitet, wo die Stärken in der Umsetzung liegen, damit diese weiterhin erfolgreich gelingen kann.

Wir haben erkannt und gelernt, dass es neben der fachlichen Qualifizierung sehr wichtig ist, unsere Mitarbeitenden aktiv zu beteiligen und frühzeitig Transparenz zu schaffen, wenn wir Prozesse auf den Prüfstand stellen und ändern wollen. Wir haben da nun beide Seiten im Blick, sagt Martina Kober. Diese Format der Mitarbeiterbeteiligung möchten wir wiederholen und ich wünsche mir, dass es ein fester Bestandteil des Jobcenters wird. Denn, nur durch das gemeinsame Handeln, und damit meine ich, dass die Führungskräfte und Mitarbeitenden gemeinsam an einem Strang ziehen, können wir Herausforderungen erfolgreich meistern. Eine gelebte Mitarbeiterbeteiligung und eine gute Führungskultur machen das Jobcenter darüber hinaus auch für andere als Arbeitssort attraktiv.