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Beratung

Fortschritte in bunter Runde

Wer an schwäbische Klischees denkt, landet schnell bei Kehrwoche, Kontinuität und Strebsamkeit. Stephan Schumacher ist in dieser Hinsicht ein Klischee-Killer. Im Jobcenter Stuttgart stellt der Qualitäts- und Wissensmanager schon seit 2013 die gute schwäbische Ordnung auf den Kopf – natürlich nur in bester Absicht.

Im Haus arbeiten derzeit vier Gruppen von Mitarbeitenden an der Modernisierung des Jobcenters von innen. Partizipative Zirkelarbeit heißt ihre Methode – und dahinter steckt deutlich mehr als ein moderner Name für „Arbeitskreis“, sagt Schumacher. Der promovierte Sozialarbeiter und Ex-Unternehmensberater begleitet die Zirkelarbeit von Anfang an und erläutert: „In einem klassischen Meeting herrscht oft Hierarchie, in den Zirkeln aber arbeiten wir bewusst auf Augenhöhe.“

Jeder Zirkel widmet sich einem internen Prozess im Jobcenter – etwa den Aktivleistungen in der Arbeitsvermittlung – oder übergeordneten Themen wie „Personal und Verwaltung“. Zirkel haben kein festes Enddatum – denn in einer dynamischen Welt geht die Arbeit nach der Lösungsfindung gleich weiter. „Zirkelarbeit ist ein zentrales Instrument des Qualitätsmanagements, um laufend Verbesserungen und Veränderungen in ein lernendes System zu bringen“, sagt Schumacher.

Die Zirkel sind divers besetzt: Das gilt nicht nur im Hinblick auf Geschlecht und Alter, sondern auch für die Jahre der Berufserfahrung und die Position im Organigramm. Das sei wichtig, sagt Schumacher, um „strategische Gedanken und die operative Praxis“ zusammenzubringen. Anders gesagt: Jene, die führen, und jene, die ausführen, entwickeln Ideen von Anfang an gemeinsam.

Dabei kommt den Moderatorinnen und Moderatoren eine besondere Rolle zu, sagt Schumacher: „Wenn ich merke, jemand ist zurückhaltend, weil die Leitung mit am Tisch sitzt, versuche ich gezielt, diese Person mehr einzubeziehen.“ Inzwischen moderiert Schumacher nur noch selten. Die Führungskräfte seien inzwischen sensibilisiert und gespannt darauf, was andere aus ihrer Perspektive beizutragen haben.

Schumacher weiß: „Diese Form der Arbeitspartizipation ist eher ungewohnt für Behörden.“ Jobcenter würden sich in einer Welt von Gesetzen und fachlichen Vorgaben bewegen. „Zugleich bestehen Innovations- und Entscheidungsspielräume, diese sollen unsere Mitarbeitenden nutzen.“ Die Zirkel sind ein Instrument genau dafür.

Fünf bis zehn Mitarbeitende sind darin vertreten, die sich freiwillig auf eine interne Ausschreibung melden. Der Aufwand variiert stark: Zur Einrichtung eines Zirkels empfiehlt Schumacher drei volle Tage am Stück – passenderweise heißt diese Zeit auch „Investitionsphase“. Auf diese folgen drei bis vier Zirkel etwa im Monatsrhythmus. Je nach Thema treffen sich die Zirkel dann noch etwas seltener, jeweils für etwa zwei Stunden. Alle Termine sind Teil der regulären Arbeitszeit.

Schumacher weiß im kommunalen Jobcenter nicht nur die Leitung und die Stadtspitze hinter sich, sondern auch ein Stück Papier: das Leitbild des Jobcenters Stuttgart. Der Text entstand partizipativ in der Mitarbeiterschaft und stellt den Ideenaustausch als wichtigen Wert heraus. Unter Punkt 3 heißt es: „Wir reflektieren unser Handeln und unsere Ergebnisse in einer offenen Feedbackkultur.“ In Stuttgart ist die Zirkelarbeit inzwischen so etabliert, dass sie ein Prüfsiegel trägt. Die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS) hat das Qualitätsmanagement des Jobcenters gemäß DIN ISO 9001:2015 und AZAV zertifiziert. Damit ist die Zirkelarbeit als Bestandteil des Qualitätsmanagements nun so etabliert, dass sie ein Prüfsiegel trägt.

Die Coronazeit hat, wie überall, die Arbeit durcheinandergewirbelt und beeinflusst auch die Zirkelarbeit. Kurzfristig gab es keine Sitzungen, langfristig ergeben die Corona­erfahrungen aber neue Ideen. Digitalisierung und die Kommunikation mit den Leistungsberechtigten werden mehr denn je zum Thema, sagt Schumacher und bereitet mit den Kolleginnen und Kollegen einen Zirkel „Digitalisierung“ vor. Aber auch die Beratung am Telefon habe besser als erwartet funktioniert, das ergab der erzwungene Test in der Krise: „Wir könnten Kundinnen und Kunden künftig öfter einfach mal direkt fragen, auf welchem Wege sie am liebsten mit uns sprechen.“