Angesichts wachsender Anforderungen durch digitale Transformation und gesellschaftliche Krisen wird die präzise Nutzung von Kennzahlen für die Steuerung von Jobcentern immer wichtiger. Bei den Werkstätten für Controlling in Hannover, Leipzig und Stuttgart stand deshalb das Thema Kennzahlen nach § 48a SGB II im Mittelpunkt. An drei Tagen kamen insgesamt 67 Controllerinnen und Controller aus gemeinsamen Einrichtungen und kommunalen Jobcentern zusammen. Sie entwickelten praxisorientierte Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Steuerungsqualität erhöhen.
Gemeinsam arbeiteten sie daran, die Datenqualität zu verbessern, um fundierte Steuerungen zu ermöglichen. Dabei lag der Fokus auf Fragen, wie: „Welche Tools liefern die besten Ergebnisse?“ und „Wie lassen sich Veränderungen bei Langzeitleistungsbeziehenden (K2 und K3) nachverfolgen?
Praxisnahe Lösungen und gute Praxis
Das Jobcenter Kreis Recklinghausen präsentierte ein Controlling-Cockpit, mit dem Entwicklungen bei K2 und K3 in Echtzeit beobachtet werden. Die Daten werden direkt aus einer hinterlegten Datenbank gezogen und eigene Auswertungen lassen sich flexibel erstellen. „Mit diesem Cockpit können wir schnell auf Veränderungen reagieren und die Ziele anpassen“, berichtete ein Teilnehmender. Viele zeigten Interesse an einer Übernahme.
Das Jobcenter Landkreis Spree-Neiße stellte ein modulares Auswertungssystem zur Integration von Langzeitleistungsbeziehende vor. Die automatisierte Analyse reduziert den Aufwand erheblich und verbessert die Datenqualität. „Die Verarbeitungszeit ist deutlich kürzer geworden“, so das Fazit.
Das kommunale Jobcenter Groß-Gerau hat ein Reporting-Tool zur Kennzahlenanalyse und Prozessvisualisierung entwickelt. Es ermöglicht detaillierte Auswertungen zu K2 und K3 und hilft, Prozessengpässe frühzeitig zu erkennen. „Wir verstehen unsere Prozesse besser und können gezielter eingreifen“, erklärte ein Controller aus Groß-Gerau.
Die vorgestellten Ansätze zeigten: Digitale Tools und smarte Auswertungskonzepte leisten einen erheblichen Beitrag zur Optimierung der Steuerungsprozesse.
Vertiefende Erkenntnisse: Was Jobcenter für wirksames Controlling brauchen
In weiteren Arbeitsphasen identifizierten die Teilnehmenden zentrale Steuerungsbedarfe. Im Austausch über Budget, Beratung, Integration und Leistungsbereich wurden Herausforderungen und Lösungsansätze diskutiert – etwa zu Datenzugängen, Tools und politischen Rahmenbedingungen.
Für eine verlässliche Steuerung benötigen die Jobcenter frühzeitig präzise Budgetdaten. Mittelzuwendungen sollten spätestens Ende des ersten Quartals kalkulierbar sein. SAP, HKR-Web und Power BI erwiesen sich als hilfreiche Tools zur Transparenz und Früherkennung von Engpässen.
Auch in der Beratung bestehen zudem Auswertungsbedarfe. Beratungsdichte und -qualität sollten regelmäßig erhoben werden, besonders für schwer erreichbare Zielgruppen. Tools könnten unterstützen. Zudem wünschten die Teilnehmenden personenscharfe Auswertungen, etwa zu zurückgenommenen Anträgen oder Mehrfachkontakten.
Im Leistungsbereich sind Bearbeitungszeiten, Rückstände und Neuanträge wichtige Kennzahlen. Tools und Excel helfen bei der Nachverfolgung, reichen aber nicht aus, wenn Daten zu spät bereitgestellt werden. Viele zeigten Interesse an besseren Integrationskennzahlen. Verbleibsanalysen sollen die Nachhaltigkeit von Integrationen messen. Zielgruppenspezifische Auswertungen – nach Alter, Herkunft oder Qualifikation – sind notwendig, um Maßnahmen gezielter steuern zu können.
Viele Jobcenter arbeiten bereits mit effektiven Tools und entwickeln eigene Lösungen. Gleichzeitig wünschen sich die Teilnehmenden mehr Unterstützung durch klare politische Vorgaben, funktionierende Schnittstellen und realistische Zeitrahmen bei der Einführung neuer Instrumente.
Herausforderungen und politische Forderungen
Neben den internen Lösungen rückte die Zusammenarbeit mit Trägern sowie die politischen Rahmenbedingungen in den Blick. Viele Controllerinnen und Controller betonten, dass die bestehenden Strukturen zur Budgetplanung und Mittelzuweisungen nicht ausreichen, um eine verlässliche Steuerung sicherzustellen. „Die Budgetplanung ist oft zu kurzfristig und nicht immer nachvollziehbar. Eine langfristige Planung würde uns mehr Sicherheit und Kontinuität geben“, sagte ein Teilnehmer. Diese Einschätzung teilten viele. Eine transparente Kommunikation und eine längerfristige Perspektive bei der Mittelzuweisung sind notwendig, um die Arbeit in den Jobcentern nachhaltig zu verbessern.
Nur wenn die politischen Rahmenbedingungen mit den Anforderungen der Praxis Schritt halten, können Controlling-Tools und Kennzahlenanalysen ihr volles Potenzial entfalten.
Zu den Werkstätten Controlling der Servicestelle SGB II erscheint in Kürze eine Dokumentation im Extranet.
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