Bei der Veranstaltung der Servicestelle SGB II am 3. Juni 2025 beschäftigten sich rund 20 Teilnehmende mit einem besonders relevanten Thema für die Jobcenter: der Zusammenarbeit mit anderen Behörden und den damit verbundenen Schnittstellenproblemen. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und des komplexen Systems öffentlicher Verwaltungsprozesse wird die Optimierung dieser Schnittstellen immer wichtiger. Besonders Mitarbeitende aus dem Bereich der Leistung sehen sich in der Praxis häufig mit Herausforderungen konfrontiert, wenn es um die Kommunikation und den digitalen Austausch von Daten mit anderen Behörden geht.
Die Erfahrung zeigt überall ähnliche Herausforderungen
Zwei Praxisimpulse aus den Jobcentern Offenbach und Hannover eröffneten den Austausch über den Umgang mit Schnittstellenproblemen in der Praxis. Dabei kristallisierte sich heraus, dass insbesondere die Vielzahl an vorhandenen Schnittstellen eine Herausforderung im Alltagsgeschäft darstellt „Es wäre einfacher die Behörden aufzuzählen, mit denen wir nicht zusammenarbeiten“, brachte es eine Teilnehmerin auf den Punkt.
Während der Diskussion im Plenum zeigten sich darüber hinaus aber auch strukturelle und technische Hürden – von fehlenden Standards, uneinheitlichen Auslegungen von Datenschutzvorgaben, bis hin zu mangelhafter Kommunikation. Vieles hängt nach wie vor von persönlichen Beziehungen ab, so die Teilnehmenden. Verbindliche, institutionalisierte Formen der Zusammenarbeit sind hingegen selten.
Dennoch berichteten einige Teilnehmende auch von konkreten Lösungsansätzen und positiven Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen Behörden. So hat eine Teilnehmerin beispielsweise einen „Runden Tisch“ initiiert, der nun als informelle Plattform für den Austausch von Zielen und Erwartungen zwischen den Behörden dient.
Auch die Hospitation zwischen Behörden identifizierten die Teilnehmenden als erfolgreichen Ansatz, um den Austausch, Verständnis und Vertrauen zwischen den Häusern zu fördern. Gerade im Umgang mit Geflüchteten aus der Ukraine hat sich dieses Instrument als besonders hilfreich erwiesen, um Missverständnisse und im Kontakt mit verschiedenen Ämtern entgegenzuwirken.
Blick nach vorne: Perspektiven
Am Nachmittag konnten sich die Teilnehmenden mit drei aktuellen Herausforderungen in Bezug auf Schnittstellen auseinandersetzen: Datenschutz und Datenübermittlung, die Komplexität der Leistungssysteme sowie die Erreichbarkeit von Ansprechpersonen.
Beim Thema Datenschutz bemängelten die Teilnehmenden vor allem die damit verbundene Unsicherheit und technische Inkompatibilitäten. Unterschiedliche Programme, fehlende Verschlüsselungsmöglichkeiten und Unklarheit über gesetzliche Grundlagen führen regelmäßig zu Problemen. Verbesserungsvorschläge der Teilnehmenden umfassten unter anderem eine zentrale Datenbank mit abgestuften Zugriffsrechten sowie eine bundesweit einheitliche Datenschutzampel sowie eine Regelung zur Datenfreigabe.
Zudem diskutierten die Anwesenden die zunehmende Komplexität der Leistungssysteme. Mitarbeitende müssen sich in unterschiedlichste Rechtsbereiche einarbeiten, gleichzeitig ändern sich regelmäßig die Rahmenbedingungen. Vor allem den hohe Interpretationsspielraum bei der Anwendung von Gesetzen, bei gleichzeitigem hohen Entscheidungsdruck, stellt eine Herausforderung dar. Die Teilnehmenden betonten ihren Wunsch nach Rechtsvereinfachungen, zum Beispiel durch die Möglichkeit, einen gemeinsamen Antrag für mehrere Leistungen zu stellen.
Sie schilderten außerdem konkrete Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit Behördenpartnern: Unterschiedliche Telefonstandards, unklare Zuständigkeiten und fehlende persönliche Ansprechpartner erschweren eine reibungslose Kommunikation. Gemeinsame Postfächer, zentrale Behördenrufnummern oder eine einheitlich genutzte ID-Nummer könnten die Zusammenarbeit spürbar erleichtern und Fachkräfte entlasten.
Die Diskussion zeigte: In der Schnittstellenarbeit der Jobcenter steckt viel Potential zur Verbesserung. Zugleich zeigte der Austausch, mit welchem Engagement sich die Mitarbeitenden der Jobcenter den Herausforderungen stellen und an Lösungen arbeiten. Besonders positiv bewerteten sie den direkten Austausch mit Vertreterinnen und Vertretern des BMAS, die aufmerksam zuhörten und die Anliegen der Jobcenter-Mitarbeitenden ernst nahmen.
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