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Zukunftswerkstatt: Geschäftsführende sprechen über hybride Jobcenter-Zukunft

28. Juni 2021

Mehrere Begriffe, angeordnet in einer Wortwolke. "Normalität" ist am größten dargestellt, danach folgen gleich groß: Kommunikationsvielfalt, digitale Kommunikation, Videoberatung, Jobcenter-App, hybride Beratung und weitere Begriffe.
Umfrage-Ergebnis: Diese Begriffe werden nach Einschätzung der Teilnehmenden den Jobcenter-Alltag im Jahr 2024 prägen

Den Umbruch organisieren – das ist die Aufgabe der Geschäftsführungen und Leitungen in den deutschen Jobcentern. Ein Miteinander von Präsenz- und Digitalarbeit führt in ihren Häusern längst zu einem hybriden Alltag. Homeoffice und digitale Kommunikation etabliert sich auch in der Verwaltung als neuer Normalzustand. All dies ist schnell entstanden und funktioniert im Großen und Ganzen. Doch für die kommenden Jahre gibt es noch viele offene Fragen. Das wurde deutlich in den Diskussionen der knapp 40 Teilnehmer*innen der online angebotenen Zukunftswerkstatt „Das hybride Jobcenter – Neue Formen von Zusammenarbeit und Kommunikation“ am 20. Mai 2021. Sie tauschten sich im Plenum, moderiert von Dr. Julia Kropf, und in drei Workshops miteinander aus.

Spree-Neiße: Schnell und spontan per Video

Aus Forst in der Lausitz berichtete Sandra Kattwinkel. Sie leitet das kommunale Jobcenter des Landkreises Spree-Neiße. Neben dem Hauptsitz gibt es vier Außenstellen, die bis zu 100 Kilometer auseinander liegen. Während der Pandemie entdeckten die Mitarbeitenden die Vorteile von Videokonferenzen. Vor allem kurzfristig anberaumte Termine seien so besser möglich und Online-Besprechungen sparten lange Fahrzeiten durch den Landkreis, erzählte Kattwinkel. Leitung und Teamleitungen treffen sich regelmäßig online. „Von dieser Entwicklung gibt es kein Zurück mehr“, sagte Kattwinkel. „Wenn wir alle geimpft sind, werden wir uns auch wieder in Gruppen und ohne Mundschutz treffen. Diese direkte Kommunikation ist immer noch das Nonplusultra. Aber wir werden weiter die Möglichkeit nutzen, uns schnell und spontan in einem Meeting per Video zu treffen.“

Allerdings berichtete Sandra Kattwinkel auch von Problemen mit der Technik. Viele Mitarbeitende kämpften zu Hause mit schlechter Internetverbindung. Das Arbeiten auf Distanz sei auch nach den letzten Monaten oft noch ein Provisorium. Eine Vereinbarung zur Telearbeit gebe es für die Mitarbeitenden des Kreises noch nicht, eine individuelle Vereinbarung für das Jobcenter sei nicht möglich. Ralf Bierstedt, Geschäftsführer des kommunalen Jobcenters Münster, ergänzte, dass viele kommunale Träger jedoch schnell „Homeoffice“-Regelungen gefunden hätten. „Wir sollten uns alle dafür einsetzen, dass wir nach der Pandemie nicht in alte Fahrwasser zurückkommen.“

Hildesheim: Selbsthilfe und Terminberatung im Trend

Im südlichen Niedersachsen hat die Corona-Pandemie eine Entwicklung angeschoben: Geschäftsführer Ulrich Nehring will die Corona-Einschnitte im Alltag nutzen, um im Jobcenter Hildesheim dauerhaft die Warteschlangen abzuschaffen. „Vor Corona hatten wir bis zu 800 unterminierte Vorsprachen pro Tag und wir waren mit dieser Situation nicht glücklich“, sagte Nehring. Ab dem ersten Lockdown waren die Eingangszonen menschenleer. Um auf die offenen Fragen eingehen zu können, entwickelte Nehrings Team mehrere Hilfen zur Selbsthilfe für die Leistungsberechtigten.

So gibt es vor Ort inzwischen Selbstbedienungs-Terminals, die Rückrufbitten annehmen. In Kürze können die Terminals Dokumente scannen und diese direkt in die E-Akte übermitteln. Auf der Jobcenter-Website können Leistungsbeziehende im Falle eines Umzugs ihre Miete überprüfen – der Mietpreisrechner gibt Auskunft, ob Miete, Wohnfläche und Heizkosten angemessen sind. Auch Terminbuchungen sollen bald online möglich sein. Nehring stellte klar, dass Online- und SB-Angebote gerade in komplexeren Situationen die persönliche Beratung nicht ersetzen werden. „Beratung ist Beziehung – und Beziehung per Videokonferenz und Telefon ist schwierig“, sagte er. Die Jobcenter sollten bedenken, dass sie viele Menschen mit besonderen Bedürfnissen nicht mit Online-Angeboten und Videoberatung erreichen.

Auch gute Führung braucht persönlichen Kontakt

Im ersten Workshop diskutierten Teilnehmende über ihre Herausforderungen als Führungskräfte. Die breite Mehrheit vermisst persönliche Kontakte, zum Beispiel ungeplante „Türrahmengespräche“. Viele Eindrücke und Zwischentöne erreichen die Geschäftsführungen kaum, wenn sie ihre Teams dauerhaft per Telefon oder Videokonferenz kontaktieren. Auch der Zusammenhalt leide. „Ich bin jemand, die gerne mal durch die Gänge geht – dieses soziale Miteinander geht verloren“, berichtete Anna-Maria Esterl, stellvertretende Geschäftsführerin des Jobcenters im bayerischen Ebersberg.

Bei der Qualität der Arbeit sei das Bild zweigeteilt, sagte Gabriele Bock, Fachbereichsleitung des Jobcenters Landkreis Göttingen. Eine Vermittlung ohne Beratung in Präsenz sei nur eingeschränkt möglich. „Aber bei der Leistungssachbearbeitung haben wir gute Erfahrungen gemacht – das läuft super, selbst wenn Mitarbeitende komplett im Homeoffice sind.“ Fehlende technische Ausstattung ist nach Auskunft mehrerer Teilnehmender ein anhaltendes Problem, etwa aufgrund von Lieferverzögerungen. Einige Jobcenter konnten nur wenige Erfahrungen mit Videokonferenzen machen, weil kaum Kameras vorhanden sind.

Digitale Zusammenarbeit klappt – wenn die Technik da ist

Fehlende Ausstattung war auch ein zentrales Thema im zweiten Workshop. Dies sei ein entscheidendes Hindernis, wenn es um die gute Zusammenarbeit der Beschäftigten geht, die teils in der Dienststelle und teils zu Hause sitzen. „Kameras werden im rollierenden Leihsystem weitergegeben“, fasste Geschäftsführer Marc-Sebastian Alex vom Jobcenter Bielefeld die Situation zusammen. Doch nicht nur fehlende Technik, sondern auch fehlende Erfahrung mit dem Gesprächsformat mache Online-Zusammenarbeit manchmal kompliziert. Eine Diskussion im virtuellen Raum sei schwierig, besonders wenn sich Menschen nicht so gut kennen oder nicht so viel Erfahrung mit digitalen Medien haben. „Man hat so eine schreiende Ruhe im Onlineformat“, sagte Alex.

Ulrich Nehring aus Hildesheim verwies ebenfalls auf fehlendes soziales Miteinander. Arbeiten bedeute eben nicht nur Abarbeiten, „das wird dem Menschen als soziales Wesen nicht gerecht“. Nicola Weber, Fachkraft Digitalisierung des Jobcenters Hamburg, warf jedoch ein, dass mit dem richtigen Ansatz auch im Digitalen viel mehr möglich ist als Abarbeiten: „Kreativität und digitale Formate schließen sich für mich nicht aus, es fällt nur etwas schwerer.“

Neue Zugänge: Auch manche Mitarbeitende brauchen Hilfestellung

Digitale Angebote sind kein Selbstläufer – das gilt für die Akzeptanz bei den Leistungsberechtigten wie auch bei den Jobcenter-Mitarbeitenden. Björn Haller, Amtsleiter des Jobcenters Kreis Gütersloh, wies auf die dringende Notwendigkeit hin, die Belegschaft erst zu qualifizieren und dann Angebote einzuführen: „Je mehr digitale Anwendungen wir einführen, desto mehr ruckelt es auch im Haus. Denn dann wird sichtbar, wo Mitarbeitende selbst Schwierigkeiten haben.“

Auf Seiten der Leistungsbeziehenden beobachtet Wolfgang Söhner, Geschäftsführer des Jobcenters Stadt Heilbronn, aber auch immer wieder mangelnde digitale Kompetenzen bei Jüngeren. In Heilbronn sei dies unter Migrantinnen und Migranten häufig der Fall. Die gemeinsame Einrichtung versuche zusammen mit dem kommunalen Schulamt Kinder und Eltern in digitalen Technologien zu schulen. Nur so könnten alle Generationen dann irgendwann auch die digitalen Angebote von Behörden nutzen.

Geschäftsführer Uwe-Jens Kremlitschka aus dem Jobcenter Saalfeld-Rudolstadt erlebt, dass erfolgreiche Digitalisierung nicht unbedingt eine Generationenfrage ist: „Unsere Erfahrung ist: Digitale Kompetenz liegt nicht am Alter, sondern am Interesse.“ Das bedeutet: Auch ältere Mitarbeitende können die Digitalisierung im Jobcenter stemmen. Die Zukunftswerkstatt 2021 hat gezeigt, dass dieses Interesse da ist. Für viele Jobcenter beginnt jetzt die Reise in eine hybride Zukunft.

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