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Jobcenter Neue Wege Kreis Bergstraße

3. Mai 2019

„NWdigital“ − Dokumentenportal für SGB-II-Leistungsberechtigte

Logo JC Bergstraße
  • Schwerpunktthema Qualitätsarbeit
  • Zielgruppe Jobcenter, Leistungsbezieher

Seit dem Sommer 2018 nimmt das Jobcenter Neue Wege Kreis Bergstraße Unterlagen auch digital entgegen. Immer mehr Bedarfsgemeinschaften nutzen diesen zeitsparenden Service.

Alle Leistungsberechtigten des Jobcenters, die bereits SGB-II-Leistungen beziehen oder aber beantragt haben.

Die Pilotphase fand von Juni bis August 2018 in Mörlenbach statt, ab September 2018 lief der Dienst im Regelbetrieb in den vier Standorten des Jobcenters in Heppenheim, Bürstadt, Mörlenbach und Viernheim.

Beteiligt an der Entwicklung waren das Kommunale Jobcenter Neue Wege Kreis Bergstraße, das hessische Ministerium für Soziales und Integration sowie die Firma OTS Informationstechnologie AG als Anbieter des Dokumenten-Management-Systems.

Im Jahr 2017 führte das Jobcenter Neue Wege Kreis Bergstraße die elektronische Akte ein. Zusätzlich stellten in dieser Zeit Rechtskreiswechsler aus dem Asylbewerberleistungsgesetz überdurchschnittlich viele Neuanträge. In der Folge stieg der Anteil der Bedarfsgemeinschaften und es entstand ein erhöhter Bedarf an mehrsprachigen Angeboten. Die Kombination aus der Einführung der elektronischen Akte und die erhöhte Zahl der Rechtskreiswechsler führte bei den Beschäftigten im Jobcenter Neue Wege Kreis Bergstraße zu einer erhöhten Arbeitsbelastung.

Da das Land Hessen etwa zur selben Zeit finanzielle Förderungen für die Entwicklung von Digitalisierungsangeboten in Aussicht stellte, nutzte das Jobcenter die Chance, bewarb sich und erhielt eine Projektförderung. Die Finanzierung des Projektes erfolgte zu 80,5 Prozent aus Mitteln des Landes Hessen aus dem Ausbildungs- und Qualifizierungsbudget (AQB) und zu 19,5 Prozent aus Eigenmitteln des Kreises.

Der Service "NWdigital" ist direkt über die Startseite der Website des Jobcenters Neue Wege Kreis Bergstraße erreichbar und ermöglicht es, fehlende Unterlagen online beim Jobcenter einzureichen. Die Anwendung ist barrierefrei gestaltet und steht in sechs Sprachvarianten zur Verfügung: Deutsch, Leichte Sprache, Arabisch, Tigrinja, Türkisch, Englisch und Farsi (Persisch). NWdigital ist für Smartphone, Tablet und Desktop-Computer optimiert und nutzbar.

Die Leistungsberechtigten beantragen den Zugang für NWdigital schriftlich, eine Vorlage dafür findet sich auf der Website des Jobcenters. Anschließend erhalten sie die Zugangsdaten entweder direkt während eines Kundengesprächs oder per Post. Nach der Freischaltung können die Leistungsberechtigten Papierdokumente digitalisieren und als pdf-Dateien in das Dokumenten-Management-System des Jobcenters hochladen. Die Anwendung enthält keine eigene Fotofunktion, sondern greift auf gespeicherte Fotos und Dateien zu oder nutzt bei Verwendung eines Smartphones oder Tablets die Fotofunktion des Geräts. Die Absenderin oder der Absender benennt das Dokument eindeutig (z.B. "Mietvertrag"). Nach dem Hochladen erhält die Bearbeiterin oder der Bearbeiter im Jobcenter das Dokument mit allen dazugehörigen Informationen zur oder zum Leistungsberechtigten umgehend in seinem elektronischen Posteingang.

Der Neuantrag selbst wäre über NWdigital technisch zwar möglich, wird aufgrund der damit verbundenen Beratung und des großen Umfangs des Antragsformulars aber nicht über das System abgewickelt. Die damit verbundenen Unterlagen können die Leistungsberechtigten aber über die Anwendung nachreichen – das heißt, sämtliche Nachweise zu den angegebenen Sachverhalten wie etwa Mietvertrag, Kontoauszüge und Lohnabrechnungen. Das Einreichen dieser Unterlagen macht den Leistungsberechtigten viel Arbeit, die durch NWdigital erleichtert wird.

Während der Pilotphase wurden die Funktionen des Service erweitert. Die Nutzerinnen und Nutzer können ihre hochgeladenen Dokumente inzwischen auch einsehen. Die Fallmanager haben die Möglichkeit, Schriftstücke – wie etwa Bescheide – aus der elektronischen Akte freizugeben, sodass die Leistungsberechtigten diese dann in ihrem Account einsehen und herunterladen können. Dies ersetzt nicht die Zustellung von Bescheiden oder Unterlagen per Post, sondern ist ein zusätzlicher Service für die Leistungsberechtigten, schnell und unkompliziert Bescheid-Duplikate zu erhalten. Diese Freischaltung erfolgt nicht automatisch, sondern nur auf Bitte der Leistungsberechtigten.

Der Service ermöglicht den Leistungsberechtigten des Jobcenters, ihre Unterlagen einfach, bequem und direkt ihrer zuständigen Fachkraft elektronisch zu übermitteln. Sie können ihre Unterlagen schneller und kostengünstiger übersenden, ohne Wartezeiten in den Jobcentern oder Portokosten. Damit verbunden ist schließlich auch eine schnellere Bearbeitung ihrer Anliegen. Das Jobcenter und der Kreis profitieren durch die Entlastung der Scanstelle, der Teamassistentinnen und -assistenten, der Servicebereiche und des Fallmanagements ebenfalls doppelt: zum einen durch den direkten Import der Unterlagen an die zuständige Stelle. Zum anderen dadurch, dass die Leistungsberechtigten ihre Dokumente beim Hochladen selbst eindeutig benennen.

Das Jobcenter verfügte über eine halbe Projektleiterstelle, die zusammen mit einer Teilprojektleiterstelle beim Hersteller die Umsetzung steuerte. Die Projektgruppe bestand aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kreis-EDV, der EDV-Abteilung des Jobcenters sowie aus zwei Beschäftigten des Jobcenters.

Zwischen Juni 2018 und April 2019 haben circa 620 Bedarfsgemeinschaften einen Zugang zu NWdigital beantragt und erhalten. Damit nutzten bereits nach kurzer Zeit mehr als sechs Prozent der Bedarfsgemeinschaften die Möglichkeit, ihre Dokumente online einzureichen. Bis zur Jahresmitte 2019 peilt das Jobcenter das Erreichen der Zehn-Prozent-Marke an. Aus der Auswertung der Dokumente wird ersichtlich, dass das System auch von ausländischen Leistungsberechtigten genutzt wird. Eine diesbezügliche statistische Auswertung erfolgt jedoch nicht, da das Dokumenten-Management-System die Nationalität der Leistungsberechtigten nicht erhebt.

Bis Ende April 2019 wurden insgesamt 2.000 Dokumente hochgeladen. Das Feedback der Nutzerinnen und Nutzer war positiv. Auch von regionalen Erwerbsloseninitiativen wie "Andere Wege" oder Tacheles e. V. kamen lobende Rückmeldungen. Bei der innerhalb von NWdigital parallel durchgeführten Onlineumfrage erreichte die Anwendung eine Bewertung von 4,4 von 5 Sternen. Die Kosteneinsparungen durch wegfallende Scans und Porto liegen auf der Hand, sind aber noch nicht konkret bilanziert worden.