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Jobcenter Kreis Segeberg

2. März 2017

Interne Audits als effektives Instrument der Qualitätsarbeit im Jobcenter Kreis Segeberg

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  • Schwerpunktthema Qualitätsarbeit
  • Zielgruppe Jobcenter

Ein Internes Audit ist ein Untersuchungsverfahren, welches ermittelt, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien einer Organisation die geforderten Standards erfüllen. Audits werden von speziell hierfür geschulten Auditorinnen und Auditoren durchgeführt.

Das Jobcenter Kreis Segeberg stellt unter dem Motto „Gute Arbeit. Für Menschen.“ hohe Anforderungen an die eigene Qualitätsarbeit im Jobcenter. Das erste Interne Audit wurde 2015 durchgeführt, um die Qualitätsarbeit zu bewerten und das Qualitätsmanagement kontinuierlich zu verbessern. Es zeigte sich dabei, dass Interne Audits ein gut geeignetes Werkzeug sind, um Schwachstellen und Defizite im System rechtzeitig zu erkennen und zu beseitigen.

Der erste Durchlauf war vom 01.09. bis zum 03.09.2015. In 2017 ist eine weitere Ausführung geplant, voraussichtlich nach der Einführung der eAkte. Ziel ist es, die Internen Audits jährlich durchzuführen.

Sowohl das Jobcenter Kreis Segeberg als auch die Außenliegenschaft StellWERK sind nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zertifiziert. In diesem Zusammenhang führt das StellWERK ein jährliches Audit durch. Denn ein Internes Audit ist dieser Zertifizierung vorgeschaltet und ein Element des EFQM-Modells, einem Qualitätsmanagement-System des Total-Quality-Management. Diesen Ansatz hat das Jobcenter Kreis Segeberg übernommen und auf die Organisation bzw. auf die Prozesse angewandt.

Das Ziel ist die Entwicklung und der Einsatz eines Qualitätsmanagementsystems, welches die Qualität des Jobcenters Pro Arbeit als öffentliche Verwaltung, ihre Leistungen am Bürger und für die Wirtschaft sowie die benötigten und eingesetzten Ressourcen bewertet und im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses laufend weiterentwickelt. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess hilft Leistungen zu entwickeln und anzubieten, die den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Büger, der Politik und Wirtschaft sowie der Gesellschaft optimal entsprechen. Ziel muss und wird es dabei sein, ein Qualitätsmanagementsystem zu entwickeln bzw. einzusetzen, welches von der gesamten Organisation gelebt wird. Das Qualitätsmanagement greift alle genannten Ziele auf und als Resultat des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses steht eine individuelle und bestmögliche Aufgabenerfüllung, unter anderem Zielvereinbarungen, Motivation und Empowerment von Mitarbeitern, die Sicherung der Leistungsqualität sowie eine ausgeprägte Kunden- und Umweltorientierung.

Das Interne Audit richtet sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Jobcentern, die ein erhöhtes Interesse daran haben, die Organisationsentwicklung mitzugestalten und die damit verbundenen Qualitätsmerkmale nachhaltig einzuhalten.

In den Internen Audits des Jobcenters Segeberg überprüfen Auditorinnen und Auditoren die Qualität in ausgewählten Feldern der Arbeit des Jobcenters. Die Audits dauern drei Tage. Die zehn Auditorinnen und Auditoren, die für diese Aufgabe qualifiziert werden, stammen aus allen Bereichen und Ebenen des Jobcenters. Sie führen Interviews mit den Beschäftigten und entwickeln während des Audits Prüffragen für die zu auditierenden Bereiche. Anschließend präsentieren sie die Ergebnisse und Schlussfolgerungen der Geschäftsführung. Bisher fanden Audits für die Bereiche Neukundenprozess, Kassensicherheit, Absolventenmanagement und Mindestlohn statt.

Die Kernidee der Internen Audits ist die aktive Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Thema Qualitätsmanagement, da diese über die notwendige Expertise verfügen. Eine konkrete Maßnahme ist die Beleuchtung des Themas „Neuorganisation“ im Rahmen des Internen Audits. Dabei wurden Verbesserungsvorschläge aufgenommen und verfolgt.

Prozesssteuerung AUDIT

Prozesssteuerung ABLAUF

Zu den Faktoren, die das Projekt erfolgreich machten, zählt vor allem die Expertise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Einbindung der Mitarbeitenden führt zu einer Motivationssteigerung, so beispielweise bei der Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen. Das Verständnis von Qualität bzw. Qualitätsarbeit im Jobcenter hat gerade auch durch die umfassende Mitarbeitereinbindung von den Audits sehr profitiert.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Sicherstellung der Qualität. Außerdem werden notwendige Handlungsbedarfe ermittelt. Einen innovativen Charakter erfährt das Projekt Interne Audits dadurch, dass sich eine Organisation selbst auf der Prüfstand stellt.
Langfristiges Ergebnis ist der dauerhafte Einsatz des Instrumentes Interne Audits zur Qualitätssicherung im Jobcenter Kreis Segeberg.