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Jobcenter Pro Arbeit - Kreis Offenbach (AöR)

22. Februar 2017

Der Qualitäts-Check im Qualitätsmanagement der Jobcenter – gemeinsam bewerten, gemeinsam verbessern.

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  • Schwerpunktthema Qualitätsarbeit
  • Zielgruppe Jobcenter

Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung des SGB II liegt in einer hohen Arbeitsqualität in den Jobcentern. Im Rahmen des eigenen Qualitätsmanagements hat das Jobcenter Pro Arbeit – Kreis Offenbach den Qualitäts-Check eingesetzt. Der Qualitäts-Check ist ein interaktives Excel-Tool und als Einstieg in einen umfassenden Verbesserungsprozess konzipiert. Basis ist eine Befragung eines Teils der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Themen wie Personal, Prozesse, Führung und Ressourcen. Über das Excel-Tool kann diese Befragung ausgewertet werden, um Handlungsfelder für das eigene Qualitätsmanagement zu identifizieren.

Im Anschluss an die Selbstbewertung wurden im Jobcenter Pro Arbeit – Kreis Offenbach in internen Workshops diese Handlungsfelder priorisiert und konkrete Umsetzungsschritte definiert. Wechselnde Arbeitsgruppen treiben unter Beteiligung der Mitarbeitenden die Prozessverbesserung voran.

Die Durchführung des Qualitäts-Checks dauert ungefähr zwei Monate. Die anschließende Umsetzung und Konzipierung von Maßnahmen und Änderungen dauert mitunter mehrere Monate.

Das Jobcenter Pro Arbeit – Kreis Offenbach steht als öffentliche Verwaltung permanent unter Beobachtung: Gerade als Schnittstelle zwischen Bürgerinnen und Bürgern, Politik und Wirtschaft kommt dem Jobcenter eine besondere Aufgabe zu.

Als moderne Behörde mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung muss es lernen, mit knappen Ressourcen hochwertige, zufriedenstellende und erfolgreiche Leistungen zu erbringen. Das Jobcenter Pro Arbeit – Kreis Offenbach unterliegt des Öfteren Reformüberlegungen. Es hat gesetzliche und politische Zielvorgaben zu erfüllen. Ziel ist dabei, kunden- und mitarbeiterorientiert, effektiv, effizient und transparent zu sein. Hier wird deutlich, dass ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt werden sollte, der diese vielseitigen Aspekte berücksichtigt.


Das Ziel ist die Entwicklung und der Einsatz eines Qualitätsmanagementsystems, welches die Qualität des Jobcenters Pro Arbeit als öffentliche Verwaltung, ihre Leistungen am Bürger und für die Wirtschaft sowie die benötigten und eingesetzten Ressourcen bewertet und im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses laufend weiterentwickelt. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess hilft Leistungen zu entwickeln und anzubieten, die den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Büger, der Politik und Wirtschaft sowie der Gesellschaft optimal entsprechen. Ziel muss und wird es dabei sein, ein Qualitätsmanagementsystem zu entwickeln bzw. einzusetzen, welches von der gesamten Organisation gelebt wird. Das Qualitätsmanagement greift alle genannten Ziele auf und als Resultat des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses steht eine individuelle und bestmögliche Aufgabenerfüllung, unter anderem Zielvereinbarungen, Motivation und Empowerment von Mitarbeitern, die Sicherung der Leistungsqualität sowie eine ausgeprägte Kunden- und Umweltorientierung.

Der Qualitäts-Check wurde speziell für Jobcenter im Auftrag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales entwickelt und steht diesen kostenfrei über die Servicestelle SGB II zur Verfügung.

Grundsätzlich ist der Qualitäts-Check ein Selbstbewertungsinstrument, welches durch die Mitglieder einer Organisation genutzt wird. Externe Hilfe, beispielsweise die Moderation von Themenworkshops oder eine Unterstützung bei der Maßnahmenkonzeption im Anschluss an die Selbstbewertung kann, vor allem bei knappen Personalressourcen, hilfreich sein.

Der Qualitäts-Check ist ein Qualitätsbewertungssystem. Die Mitglieder einer Organisation nutzen dieses Instrument zur anonymen Bewertung der fünf Themenfelder „Führung“, „Strategie“, „Personal“, „Ressourcen“ und „Prozesse“ anhand von 50 Bewertungsindikatoren. Aufgrund der einfachen Anwendung ist der Qualitäts-Check ein guter Einstieg in die Qualitätsarbeit, mit dem systematisch die Unterschiede zwischen angestrebter und tatsächlicher Qualität festgestellt und analysiert werden können. Die Ergebnisse der Selbstbewertung liefern der Organisation eine ausgezeichnete Grundlage, um notwendige Verbesserungsmaßnahmen in allen steuerungsrelevanten Bereichen der Organisation zu entwickeln und umzusetzen.

Gesteuert wurde das Projekt durch einen internen Projektverantwortlichen. Dieser war verantwortlich für die Projektplanung, die Information von Gremien und der Belegschaft, die Auswahl und Schulung des Selbstbewertungsteams, die  Versendung der Fragebögen, die Planung und Durchführung von Maßnahmenworkshops sowie die Ergebnispräsentation und Ergebniskommunikation.

Der Qualitäts-Check sowie die anschließenden Workshops lieferten eine Reihe von Ideen und Vorschlägen, welche in weiteren Sitzungen aufgegriffen und auf deren Basis konkrete Empfehlungen und Verbesserungen erarbeitet wurden. Ein Aktionsplan mit drei konkreten Maßnahmen für drei der fünf Themenfelder half, die Ergebnisse der Selbstbewertung in der Praxis umzusetzen. Erfolgreich machte das Projekt vor allem die Beteiligung der Beschäftigten, welche aufgrund Ihrer Einbeziehung große Motivation und Bereitschaft für Veränderungen zeigten. So hilft der Qualitäts-Check auch, eine Kultur der Veränderung in der Organisation zu verankern. Da der Qualitäts-Check wie auch die Qualitätsarbeit der Organisation auf Nachhaltigkeit und Kontinuität angelegt ist, ist ca. ein Jahr nach erfolgreicher Umsetzung der konkreten Maßnahmen ein erneuter Selbstbewertungsprozess geplant.