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Jobcenter Kreis Gütersloh

1. Oktober 2018

Erstellung eines neuen Personalauswahlverfahrens für die Sachbearbeitung Leistungsgewährung

Logo des Jobcenters Kreis Gütersloh
  • Schwerpunktthema Qualitätsarbeit
  • Zielgruppe Jobcenter

Wie können wir effizienter passende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswählen? Das fragte sich das Jobcenter Kreis Gütersloh (zkT). Die Lösung: In Kooperation mit der Universität Bielefeld konzipierte das Jobcenter ein neues Auswahlverfahren für die Personalgewinnung. Das so entwickelte Assessment-Center basiert auf einem spezifischen Anforderungsprofil und legt einen besonderen Fokus auf Soft Skills.

Zukünftige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Leistungssachbearbeitung SGB II.

Das Projekt lief von Ende März 2017 bis Ende Januar 2018 (zwei Semester).

Das Projekt endete am 31.01.2018 mit der offiziellen Übergabe des Konzepts für ein Assessment-Center im Jobcenter Kreis Gütersloh. Dieses Verfahren kam im Juli 2018 erstmalig erfolgreich zum Einsatz.

Das Konzept zum Assessment-Center wurde in Kooperation zwischen dem Jobcenter des Kreises Gütersloh und der Arbeitseinheit „Arbeits- und Organisationspsychologie“ der Universität Bielefeld entwickelt.

Ziel des Projektes war ein effizienteres und effektiveres Verfahren, um neues Personal für die „Sachbearbeitung Leistungsgewährung“ zu finden. Diese Aufgabe lösten die Studentinnen des Masterstudiengangs Psychologie der Universität Bielefeld. Dazu nutzten sie das sogennante „Task-Analysis-Tool“ (TAToo). Dieses Tool umfasst drei Schritte:

  • Erheben (Interview)
  • Gruppieren (Workshop)
  • Bewerten (Fragebogen)

Zunächst erstellten die Studentinnen ein Anforderungsprofil für eine/n Sachbearbeiter/in im Bereich Leistungswährung. Auf dieser Basis konzipierten sie ein Auswahlverfahren mit den wichtigsten zehn Anforderungen. Um das Anforderungsprofil zu entwickeln, interviewten die Studentinnen 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters Kreis Gütersloh. Die Befragten beschrieben typische Arbeitssituationen in der Leistungssachbearbeitung. Im anschließenden Workshop gruppierten die Studentinnen die Interviews nach den genannten Anforderungen. Dabei ging es vor allem um Eigenschaften, die nötig sind, um den Job als Sachbearbeiter/in erfolgreich ausführen zu können. Diese ordneten sie mit einem Onlinefragebogen nach Wichtigkeit und Häufigkeit. Alle Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Bereich der Leistungsgewährung hatten Zugang zum Fragebogen. Von ihnen haben 43 den Fragebogen ausgefüllt und auf einer Skala gewichtet, wie wichtig ihnen die einzelnen Anforderungen sind. Fähigkeiten wie Stressresistenz, Kommunikations- und Deeskalationsfähigkeit erwiesen sich dabei als besonders relevant. Anschließend konzipierten die Studentinnen verschiedene Auswahlübungen mit dazugehörigen Bewertungskriterien.

Das ermittelte Anforderungsprofil umfasst insgesamt 26 Anforderungen. Um es effizient zu gestalten, reduzierten die Studentinnen es auf die zehn wichtigsten Kompetenzen: Belastbarkeit, Selbstständigkeit, Gewissenhaftigkeit, Fachwissen, Konfliktfähigkeit, Lernbereitschaft, Logisches Denken, Zeitmanagement, Teamfähigkeit und Gesprächsführung.

Künftige Bewerberinnen und Bewerber zeigen in sechs Übungen, ob sie die Anforderungen erfüllen:

  • Rollenspiel: Gewissenhaftigkeit, Konfliktfähigkeit, Zeitmanagement, Gesprächsführung
  • Gruppendiskussion: Belastbarkeit, Konfliktfähigkeit, Teamfähigkeit
  • Fallstudie: Selbstständigkeit, Logisches Denken, Gesprächsführung
  • Postkorb: Belastbarkeit, Selbstständigkeit, Logisches Denken, Zeitmanagement
  • Persönlichkeitstest: Gewissenhaftigkeit
  • Kurzinterview: Lernbereitschaft, Teamfähigkeit

Die Rahmenbedingungen und Meilensteine stimmte die Universität Bielefeld mit dem Abteilungsleiter „Materielle Hilfen“ des Jobcenters Kreis Gütersloh, Stefan Susat, ab. Hauptsächlich bearbeiteten und steuerten die Studentinnen das Projekt, jedoch stets in Abstimmung mit dem Jobcenter. Die Zusammenarbeit gestaltete sich sehr gut. Der Aufwand für das Jobcenter war sehr überschaubar und lag hauptsächlich beim Abteilungsleiter. Der Kontakt mit der Universität verlief unbürokratisch. Die Ergebnisse kamen pünktlich und entsprachen den Vereinbarungen.

Das Ziel der Kooperation: Ein neues Auswahlverfahren, das zeigt, inwiefern Bewerberinnen und Bewerber mit den Anforderungen an eine/n Leistungssachbearbeiter/in SGB II übereinstimmen.Dabei sollte es aber auch möglichst effizient sein. Das bedeutet, es sollen mindestens so viele Bewerberinnen und Bewerber in gleicher Zeit gesichtet werden können wie vor dem Projekt. Ein drittes Ziel ergab sich aus dem Fachkräftemangel, durch den vermehrt Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger eingestellt werden müssen: Das Auswahlverfahren sollte deshalb stärker persönliche Soft Skills fokussieren, weniger die fachlichen Ausbildungsinhalte. Zeitgleich galt es, alle Mitglieder des Auswahlgremiums (Personalabteilung, Personalrat, Führungskräfte, Gleichstellungsbeauftragte sowie Schwerbehindertenvertretung) von diesem neuen Verfahren zu überzeugen.

Im Juli 2018 setzte das Jobcenter das Assessment-Center erstmals ein und fand damit zwei neue Beschäftigte. Das Auswahlgremium war bis auf kleine Anpassungswünsche sehr zufrieden mit dem Ablauf und den bisherigen Ergebnissen. Anders als der zuvor genutzte Interviewleitfaden ermöglicht das neue Verfahren, einen fundierteren Eindruck von den Bewerberinnen und Bewerber zu gewinnen. Dennoch wird sich erst nach mehreren Durchläufen zeigen, ob das Jobcenter auf diese Weise geeignete und den Anforderungen entsprechende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden kann.

Im Jobcenter Kreis Gütersloh, insbesondere im Bereich der Materiellen Hilfen, gab es eine hohe Mitarbeiterfluktuation. Diese hatte viele Gründe: Neben der vermeintlich schlechten Bezahlung wurden unter anderem Stress und Druck benannt, die im klassischen Bewerbungsinterview nur begrenzt untersucht wurden. Bei der (Nach-)Besetzung von Stellen konkurriert das Jobcenter mit vielen anderen Trägern im öffentlichen Dienst im Kreis Gütersloh und Umgebung.

Zudem erfordert der Fachkräftemangel einen vergrößerten Bewerberkreis. Deshalb muss es künftig auch weniger um die Ausbildungsqualifikation, sondern mehr um persönliche Kompetenzen gehen. Mit dem erarbeiteten Stellenprofil und dem darauf fußenden Auswahlverfahren sollen zukünftige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter identifiziert werden, die den Anforderungen der Arbeit im Jobcenter gewachsen sind – und ihre Arbeit gerne leisten.