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Jobcenter Essen

12. April 2017

Wissensmanagement als Schwerpunkt der Qualitätsarbeit

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  • Schwerpunktthema Qualitätsarbeit
  • Zielgruppe Jobcenter

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Wissensmanagement bezeichnet den Erwerb, den Transfer, die Speicherung und die Nutzung von Wissen. Wissensmanagement ist weit mehr als nur das Sammeln von Informationen. Und je größer eine Organisation, desto wichtiger ist die effektive interne Informationsvermittlung.

Das Jobcenter Essen als größter zugelassener kommunaler Träger nutzt für den Integrationsbereich einen „Instrumentenkoffer“ als Grundlage des Wissensmanagements. Der Instrumentenkoffer besteht aus einer strukturierten Excel-Arbeitsmappe, die für sämtliche Förderinstrumente grundlegende Informationen - wie Rechtsgrundlagen, Zielgruppe und Fördervoraussetzungen - bereithält.

Der Instrumentenkoffer wird in unterschiedlichen Layouts seit 2011 angeboten. Er wird fortlaufend weiterentwickelt.

Die Vermittlung von Informationen für die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Bereich „Markt und Integration“ erfolgte im Jobcenter Essen bis 2011 eher individuell, weniger systematisch und über diverse Medien. Mit dem Instrumentenkoffer werden alle Beteiligten zeitgleich mit aktuellen Informationen versorgt. Diese werden einheitlich und systematisch an einem Ort zusammengeführt. Dopplung und Informationsverluste werden dadurch vermieden.

Darüber hinaus verweist die interne Webseite „Info-Center“ auf eine Vielzahl an aufbereiteten Informationen für alle Bereiche des Jobcenters. Das Info-Center ist eine interne Webseite, die von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Startseite im Browser eingerichtet ist. Daneben bestehen weitere, zielgruppengerechte Strukturen für andere Organisationseinheiten des Jobcenters. Langfristig plant das Jobcenter Essen die Zusammenführung und Vereinheitlichung dieser Instrumente.

Das Jobcenter Essen ist der größte zugelassene kommunale Träger und betreut derzeit mit über 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr als 90.000 Personen in Bedarfsgemeinschaften. Die Größe des Jobcenters ermöglicht ein umfangreiches, ausdifferenziertes Angebot an Arbeitsmarktdienstleistungen und erfordert gleichzeitig eine effektive Informationsvermittlung. Durch die gehäufte Wohnsitznahme von geflüchteten Menschen in Essen ist eine weitere Differenzierung und die Einrichtung neuer Maßnahmen notwendig.

Der Instrumentenkoffer dient der schnellen, aktuellen und vollständigen Bereitstellung von Informationen über Arbeitsmarktdienstleistungen und verwandte Aufgabenfelder im Bereich „Markt und Integration“. Jede Integrationsfachkraft, besonders aber neu eingesetzte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, finden alle praktisch notwendigen Informationen zur Gewährung einer Eingliederungsleistung an einem zentralen Ort. Die Beschreibung der Eingliederungsleistungen erfolgt leicht verständlich, systematisch und strukturiert.

Der Instrumentenkoffer richtet sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs „Markt und Integration“ und lässt sich besonders gut für die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen.

Der benutzerfreundliche Instrumentenkoffer vereinfacht und systematisiert die Vermittlung von wesentlichen Informationen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen schnellen und aktuellen Zugriff auf Informationen zu allen Arbeitsmarktdienstleistungen.

Der Instrumentenkoffer basiert auf einer strukturierten Excel-Arbeitsmappe, die eine Übersichts-Seite und einzelne Tabellenblätter für jeweils eine spezifische Eingliederungsleistung enthält. Die Einzelseiten zu den „Produkten“ verbinden Informationen unterschiedlicher Ebenen, wie z.B. Gesetze, Verordnungen, externe und interne Weisungen und Empfehlungen.

Die Betreuung des Instrumentenkoffers erfolgt durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs „Markt und Integration“ und des Abrechnungsbereichs in Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement. Die Zuständigkeit für die Aktualisierung und Pflege ist nach Themenbereichen wie z.B. „Arbeitsangelegenheit“, „Förderung der beruflichen Weiterbildung“ oder „Freier Förderung“ unterteilt.

Die zuständigen Integrationsfachkräfte erstellen auf freiwilliger Basis selbständig Einzelseiten im Rahmen einer vorgegebenen Struktur. Die Seiten werden anschließend nach einer zentralen Qualitätsprüfung freigegeben.

Alle Beteiligten treffen sich mehrfach im Jahr, um die Aktualität der Einzelseiten zu prüfen und eine Optimierung der Strukturen vorzunehmen.

Vor Einführung des Instrumentenkoffers befanden sich Informationen an verschiedenen Orten. Der Recherche- und Zeitaufwand war aufgrund der komplexen rechtlichen und fachlichen Anforderungen hoch. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war dadurch erschwert.

Der Instrumentenkoffer ist ein einfach zu erstellendes und einfach zu bedienendes Hilfsmittel für die praktische Arbeit. Der hohe Einsatz für die sachgerechte Aufbereitung von Informationen sorgt für eine erhebliche Verbesserung und Beschleunigung des Informationsflusses sowie eine Steigerung der Informationsqualität.