- Schwerpunktthema Qualitätsarbeit
- Zielgruppe Netzwerke
Um die Fachaufsicht effizient und nachhaltig auszurichten, setzt das Jobcenter Berlin Mitte seit 2013 im Bereich „Markt und Integration“ Risikokonferenzen ein. Auf den halbjährlich stattfindenden Konferenzen befüllen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer – in der Regel Führungskräfte des Jobcenters – ein so genanntes Risikoboard.
Hierfür werden die verschiedenen Risiken hinsichtlich Schadenswahrscheinlichkeit und -höhe gemeinsam bewertet und gegebenenfalls Maßnahmen zur Qualitätssteigerung verabredet. Die Themenbereiche, die in die Fachaufsicht aufgenommen werden sollen, werden auf diese Weise systematisch identifiziert.
Die Risikokonferenzen wurden im Rahmen des „Internen Kontrollsystems“ (IKS) im 3. Quartal 2013 eingeführt. Einbezogen war in der Startphase die Interne Beratung SGB II der Bundesagentur für Arbeit. Seitdem werden die Risikokonferenzen halbjährlich abgehalten.
Der halbjährliche Rhythmus eignet sich gut, um einerseits die Wirkung eingeleiteter Maßnahmen zur Qualitätssteigerung abschätzen und andererseits neuen Risiken zeitnah begegnen zu können.
Als Baustein einer risikoorientierten und dynamischen Fachaufsicht im Rahmen des Internen Kontrollsystems, dienen die Risikokonferenzen dem Ziel, eine hohe Arbeitsqualität sicherzustellen und die eigenen Arbeitsprozesse und -ergebnisse weiter zu verbessern.
Um angesichts begrenzter personeller Ressourcen eine größtmögliche Effektivität und Effizienz zu erreichen, folgen die Konferenzen der Maxime, zur richtigen Zeit und im richtigen Maß Risiken und Fehlerquellen im Arbeitsprozess zu erkennen, zu bewerten und entsprechende Maßnahmen der Qualitätssicherung einzuleiten.
Das Ziel der Konferenzen ist die risikoorientierte Qualitätssteuerung.
An den Risikokonferenzen nehmen in der Regel Führungskräfte des Jobcenters teil. Die Identifikation von Risikothemen - wie etwa die Ausgestaltung der Eingliederungsvereinbarung im Rahmen einer ganzheitlichen Integrationsstrategie - erfolgt dabei über die einzelnen Teams, so dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Jobcenter einbezogen werden.
Die Kernidee einer Risikokonferenz zur Fachaufsicht war eine dynamische und risikoorientierte Durchführung der Fachaufsicht durch kontinuierliche Risikobewertung.
Als konkrete Maßnahmen wurde eine umfangreiche Identifizierung von Risiken und deren Beurteilung anhand des Risikoboards mit den folgenden Bewertungskriterien angewandt:
- Risikothema mit Risikobeschreibung / Fehlerschwerpunkte
- Risikoauslöser
- Risikoart und -auswirkungen
- Informationsquelle
- Risikobewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensmaß)
- Maßnahmen zur Gegensteuerung bzw. Risikominimierung mit Festlegung von Beginn und Ende der Maßnahmen sowie klaren Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
- Termin zur Risikoüberprüfung
Die Umsetzung der Maßnahmen wird in vier Schritten durchgeführt:
1. Durchführung der Fachaufsicht durch Teamleitungen als Grundlage für die Risikokonferenz: Fehlerschwerpunkte werden in Dienstberatungen der Teams identifiziert und ausgewertet. Es erfolgt eine Risikomeldung an die Bereichsleitungen.
2. Vorbereitung der Risikokonferenz: Die Bereichsergebnisse bezüglich der in der Fachaufsicht festgestellten Fehlerschwerpunkte werden zusammengeführt. Fehlerschwerpunkte, die sich aus externen Quellen speisen, z.B. aus den Prüfberichten des Bundesrechnungshofs und der Internen Revision sowie aus den Stichprobenprüfungen und Datenauswertungen der Regionaldirektion, der Agentur für Arbeit und des Datenqualitätsmanagements (V-DQM) werden berücksichtigt. Die einzelnen Fragen werden innerhalb des UFa-Tools (Tool zur Unterstützung der Fachaufsicht) angepasst.
3. Risikobeurteilung durch die Bereichsleitungen im Rahmen der Risikokonferenz: Auf der Risikokonferenz werden die Fehlerschwerpunkte analysiert. Kriterien der Analyse sind u.a. die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadenausmaß der festgestellten Risiken. Aufwand und Nutzen von Maßnahmen zur Qualitätssicherung werden miteinander abgewogen und daraus Vorschläge an die Geschäftsführung zur Änderung der Fachaufsicht abgeleitet.
4. Festlegung von Maßnahmen durch die Geschäftsführung: Als Ergebnis der Risikokonferenz werden seitens Geschäftsführungen Maßnahmen zur Anpassung von Prüfgegenständen, Prüfumfängen und Prüfhäufigkeiten bei besonders fehleranfälligen Prozessen festgelegt. Dazu zählz beispielsweise das Absolventenmanagement, also die Betreuung während und nach der Teilnahme an einer arbeitsmarktpolitischen Maßnahme. Die Umsetzung erfolgt durch die jeweils zuständigen Bereiche.
Die Risikokonferenz zur Fachaufsicht wurde im Rahmen des Beratungseinkaufs der Internen Beratung SGB II im Jobcenter Berlin Mitte eingeführt. Um den IKS-Reifegrad 3 zu erreichen, war neben der Einführung eines systematischen Formats zur Durchführung der Fachaufsicht auch ein Format notwendig, in dessen Rahmen die aufgelegte Fachaufsicht überprüft und angepasst werden kann. Hierzu wurde systematisch mit den Führungskräften und dem Fachbereich Grundsatz das Format „Risikoboard“ entwickelt, welches die wichtigsten Erfolgsindikatoren einer risikoorientierten und effizienten Fachaufsicht beinhaltet und damit als Grundlage für die Durchführung der Risikokonferenzen dient.
Durch die regelmäßige Überprüfung der Fachaufsicht mit den dazugehörigen Prüffeldern, -rhythmen und -fragen wird eine stringente Auseinandersetzung mit dem fachaufsichtlichen Prozess ermöglicht. Die verbindliche Festlegung und Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen aus der Risikokonferenz und die kontinuierliche Nachhaltung und Evaluierung dieser Maßnahmen stellen einen dynamischen Prozesskreislauf dar.
Das Ziel ist eine risikoorientierte Qualitätssteuerung durch eine realistische Abbildung der in der operativen Praxis vorhandenen Fehlerschwerpunkte. Perspektivisch ist die Einführung fachbereichsübergreifender Risikokonferenzen geplant.
